Mötesdoktorns hetaste tips: Så snackar du kort – och snyggt – inför publik

(Text tidigare publicerad i Veckans Affärer 2019-03-04, Krönika: Tips för att tala inför publik)

Idag är det hård konkurrens om människors tid. En tydlig konsekvens är att möten och event men också aktiviteterna och inslagen på dem blir allt kortare, eftersom de konkurrerar med precis allt annat människor kan lägga tid på. Max 18 minuter långa TED Talks har blivit den nya normen för presentationer och 15 minuter har på riktigt blivit den nya timmen.

Det här ställer helt nya krav på oss som ska framträda eller presentera – det räcker inte att göra som vi alltid gjort, fast snabbare och kortare. Vi behöver arbeta med nya metoder. Här kommer ett exempel på hur du kan planera för att snacka kort och snyggt inför publik.

1. Börja alltid med blankt papper

Det vanligaste misstaget många gör är att man tar en gammal och längre presentation som man börjar korta ner. Gör inte det. Du tappar den röda tråd som eventuellt funnits. Börja alltid på blankt papper och arbeta fram ett manus anpassat till din nya talartid. Sedan kan det hända att du kan återvinna en del bilder och annat från dina gamla presentationer – men det kommer senare.

2. Begränsa antalet budskap

Om uppgiften är att förmedla flest ord per minut kan det vara en fungerande strategi att prata snabbt och med många ord. Men om du på riktigt är intresserad av att nå fram med något som leder till förändring bör du begränsa dig till ett, två eller max tre budskap. Lyssnarnas hjärnor klarar nämligen bara av att ta till sig en mycket begränsad mängd ny kunskap i taget.

3. Sälj inte dig själv

Första budordet till någon som ska hålla ett TED Talk är att ”don’t sell yourself”. Deras råd är att istället vara intressant på scenen. Lyckas du med det kommer folk att leta upp och kontakta dig av ren nyfikenhet. Det är ett råd som vi alla kan ta till och med oss inför alla sammanhang där vi ska framträda.

4. Stolpa först upp idéer

När du har en idé om vad du ska prata om kan du gå vidare med de nyckelord, fakta, argument och referenser din presentation ska innehålla. Du kan göra det som en tidslinje, mindmap eller bara enkla stolpar. I din första skiss behöver de inte vara i tids- eller logisk ordning, utan bara töm hjärnan och skriv ned allt som kommer upp. Du kan stryka allt överflödigt i nästa steg.

5. Gör manus före bilder

Många börjar med att bygga sin presentation direkt i Powerpoint, eftersom man ser bilderna som det primära och den egna personen som sekundär – som en speaker till bilderna. Men det är du som är huvudperson och eventuella bilder ska bara vara ett stöd. Börja därför alltid att skriva ditt manus i t ex Word. När du senare är nöjd med ditt manus kan du se om du behöver ta hjälp av bilder.

6. Våga vara originell

De flesta presenterar genom att läsa text högt, som en speaker till jättemånga powerpoint-bilder med mycket text. Genom att göra annorlunda ökar du chansen att nå fram med dina budskap och beröra. Kör helt utan bilder, sitt ner, var barfota, klädd som superhjälte, lägg in ljud, musik eller videoklipp, eller illustrera saker med statister eller rekvisita istället för bilder.

7. Läs ditt manus högt

När du känner att ditt manus börjat ta form är det dags att börja läsa det högt för dig själv. Ofta låter det annorlunda än man tänkt sig. Vissa ord känns plötsligt komplicerade, onödiga eller lätta att snubbla på. Markera i texten var du vill ändra men fortsätt och läs vidare. Gå sedan tillbaka, gör ändringar, läs igen och ändra ända fram tills du känner att det flyter.

8. Klocka in ditt manus

Det riktiga eldprovet kommer nu när du ska ta tid på högläsningen (i rimlig hastighet) av hela ditt manus. Tänk på att du behöver reservera minst fem minuter av din maximala scentid för entré, presentation av dig själv, frågor efteråt och annat. Om din maximala scentid är 15 minuter bör ditt manus därför inte ta mer än 10 minuter att läsa högt.

9. Repetera, repetera, repetera

Förhoppningsvis har du ditt manus klart några dagar eller veckor innan ditt framträdande. Den tiden behöver du lägga på att repetera, lära in manus och få det att sitta i kroppen. Dela upp inlärningen i små portioner, t ex 200 ord per dag. Fokusera på att lära in manuset innan du börjar träna på själva framförandet. Skriv stolpar på papper och lägg ut på golvet som stöd när du börjar repetera. Avsätt gott om tid för inlärning av ditt manus och många repetitioner inför varje viktigt framträdande.

10. Planera, preparera, prajma

Minimera antalet riskfaktorer och överraskningsmoment inför ditt framträdande. Förbered dagen och kvällen före med kläder, rekvisita, manuskort, sladdar och annat du behöver. Sov ut, var på plats i tid och försök få en chans att känna in rummet och scenen i förväg. Testa tekniken och micken innan det är dags. Strax innan kan det vara klokt att försöka få en stund för dig själv, till exempel genom att låsa in dig på toaletten, lyssna på musik du gillar eller meditera – det kallas att prajma hjärnan inför en viktig uppgift.

Riktlinjer för presentationer:

  • En slide (powerpoint-bild) tar i regel två minuter att prata till.

  • Genomsnittstalaren framför upp till 150 ord per minut.

  • Reservera minst 5 minuter för att inta scenen, presentera dig eller introduceras, runda av och avsluta, svara på eventuella frågor och lämna scenen.

  • Lämna också utrymme för betoningar, stanna upp, göra konstpauser, ställa frågor med handuppräckning etc.

  • Om du får max 15 minuter för en presentation bör du alltså förbereda material för cirka 10 minuter, bestående av max 5 slides och ett manus på runt 1200 (men absolut inte mer än 1500) ord.

  • Att genomföra ditt tal eller presentation på kortare tid än avtalat blir alltid mer uppskattat än om du drar över och inkräktar på andras talartid eller raster.

Sandra Wiaderny