En bra början är att fråga sig varför

Tid är pengar, det har vi alla fått höra. Men tid ger också pengar om man använder den smart. Det viktigaste är bara att ställa sig frågan varför. Mötescoachen tipsar om hur du planerar ditt möte – SMART.

(Denna artikel har tidigare publicerats i Kick Off/Affärsresenären)

Har du nån gång reflekterat över hur 250 personer på konferens en heldag förbrukar lika mycket arbetstimmar som en anställd ett helt år? Nämn sen det företag som skulle anställa en person heltid ett år utan att veta varför? Förhoppningsvis kommer du inte på någon.

Dock är det inte så när det gäller konferenser. Varje dag bjuds det nämligen in till tusentals möten och event som saknar svar på varför de arrangeras. Det är en av orsakerna till att det varje år hålls dåliga möten som kostar svenska arbetsgivare 170 miljarder om året.

En som pratar mycket om ”varför” och vikten av att alltid ha ett svar på det är Simon Sinek. På TED Talk ”How great leaders inspire action” tar han upp Apple som exempel, en datortillverkare som uppfattas mycket mer innovativa än konkurrenterna. När andra i sin reklam säger ”vi gör utmärkta datorer” (vad) säger Apple att ”allt vi gör, det gör vi för att utmana status quo, genom att göra våra produkter vackert designade, enkla att använda och användarvänliga” (varför). Känner du skillnaden?

Ordet ”varför” gör också skillnaden mellan TED Talks och andra presentationer. När man coachar talare till TEDx event hjälper man dem att hitta svaret på varför de gör det de gör och inte bara berätta vad. Oftast finns det en mycket intressant historia bakom varför någon söker svaret på cancerns gåta, bestämde sig för att bli psykolog eller något annat.

När det kommer till möten lyder den gyllene regeln att Varför och för Vem ger dig Vad, Var och När. Det första steget är alltså alltid att definiera syftet. Det ska ge svaret på varför du och de andra ska lägga tid, pengar och energi på just det här mötet.

Syftet är också första steget i SMART mötesplanering. Genom att använda SMART innan du börjar planera ett möte, eller som övning i inledningen, säkerställer du att fler dåliga möten blir bra, uppnår målen och kan följas upp.

Så här gör du en SMART mötesplanering

Syfte
Börja med att definiera varför ett möte ska ske, gärna inklusive svaret på varför deltagarna ska lägga tid och kanske pengar på det.

Mål och målgrupp
Beskriv vad mötet ska leda till. För mindre möten kan det räcka med en mening och för större kanske fler, till exempel svar på vad deltagarna ska veta, känna och göra efter mötet. Om du inte är klar över det behöver du också definiera målgruppen för mötet.

Agenda
Utgå sedan från syfte, målgrupp och mål och skapa en agenda. Den ska till största del innehålla aktiviteter och medverkande som kan leda till att mötets syfte och mål uppnås.

Roller
Utse roller. Vem ska leda mötet och hur behöver personen förberedas? Behövs någon som håller koll på tiden, tar anteckningar, gör presentationer? Glöm inte mötets deltagare och att beskriva vilka förväntningar du har på dem.

Tid
15 minuter är den nya timmen och lagom tid för en presentation eller gruppdiskussion. Längden på ett (icke obligatoriskt) möte avgör också hur många som kommer. Ett heldagsmöte är till exempel dubbelt så dyrt i tid som ett halvdagsmöte och därför dubbelt så svårt att locka deltagare till. När det gäller vardagsmöten är rådet att ifrågasätta entimmes-normen. Hur lång tid ni behöver, föreslå 20 minuter, kör korta avstämningsmöten stående eller testa walk and talk. Du kommer snart att märka hur mycket man hinner avhandla på bara en kvart när man är förberedd och fokuserad.

Av Jörgen Dyssvold, jorgen.dyssvold[at]herromar.com, +46 763 175317, @dyssvold

Jörgen Dyssvold är eventdesigner och mötesevangelist. Han driver mötesbyrån Herr Omar och mikroeventarrangören Bentigo och har 25 års erfarenhet av att arbeta professionellt med möten och event – alltifrån statsbesök och internationella konferenser till VM och världsrekordsevent.