Lyckade möten kräver ett gott ledarskap

(Denna artikel har tidigare publicerats i Kick Off/Affärsresenären)

Undersökningar visar att många svenska chefer känner stor osäkerhet kring hur man leder möten på ett effektivt sätt. Det är alarmerande med tanke på att dåliga möten kostar svenska arbetsgivare 170 miljarder om året.

Om man frågar de som går på möten varför de upplever vartannat möte som dåligt får man oftast tre svar. Det första handlar om att både de som håller i möten och deltagare kommer oförberedda. De andra handlar om att många som går på möten kanske inte borde delta då de inte har intresse av innehållet.

Det tredje svaret som alltid kommer upp är att möten är dåligt ledda. Många gånger är det oklart vem som leder mötet. Det saknas någon som fördelar ordet, avbryter när det krävs, håller koll på tiden och framför allt ser till att mötet handlar om det som som var avsikten när man kallade till möte.

Men som inom alla andra områden så finns det bot. Den som bara bestämmer sig för det kan genom att följa ett antal enkla principer bli proffs på att leda möten. Här kommer några konkreta tips.

Innan du bjuder in
Ett möte ska för att bli bra alltid ha ett syfte, en ägare och agenda. Ta därför som regel och ha som policy att dessa ska vara klara innan du bjuder in till ett möte och gör anspråk på andra människors tid.

Syfte och agenda
Vem och varför ger när, var och hur. Tydliggör varför ni ska träffas och vad det ska leda till. Skriv därefter ned några punkter som ska diskuteras. Var realistisk och se till att det finns lagom många frågor på agendan i förhållande till den tid som är avsatt.

Vem leder mötet
Förutom en ägare, den som bjuder in, behöver varje möte också ha en ledare. Det kan vara olika personer men en bra regel är att den som bjuder in till också leder mötet såvida man inte delegerat uppgiften till någon annan.

Vilka behöver och vilka får delta
Att dela in i A och B grupper kan kännas politiskt inkorrekt men det är nödvändigt när det kommer till möten. Var tydlig med vilka du behöver se som deltagare i mötet och vilka som får komma med om de har tid och lust.

Våga också vid själva mötet erkänna att några behöver ha en mer aktiv roll än andra. Att alla får lika mycket tid och uppmärksamhet kan kanske upplevas som rättvist men är sällan det mest effektiva.

Hur lång tid behövs
En av de största bristerna när det kommer till möten är att vi aldrig diskuterar hur långa de behöver vara och därför slentrianmässigt alltid bokar en timme långa möten. Börja ställ frågan om hur lång tid ni behöver och testa att föreslå och boka 7 eller 15 minuter långa möten.

Hur disponeras tiden
Börja alltid mötet med att bekräfta hur lång tid ni har och dina förväntningar på vad ni ska uppnå under den tiden. Ge lite utrymme för uppvärmningssnack innan du leder in på agendan. Se till att spara de sista 5–10 minuterna till att sammanfatta och enas om nästa steg.

Håll mötet på banan
Tomgång, ekorrhjul och dikeskörningar är vanliga vid möten. De två första handlar om ändlösa diskussioner utan ledning och mål, den tredje om att deltagare tar upp och börjar diskutera saker som mötet inte ska handla om. Ge utrymme för diskussion, fördela ordet, hänvisa vid behov till vad som står på agendan, sammanfatta efter en stund diskussionen med några alternativa förslag till beslut och enas om ett.

Summera emellanåt och på slutet
Om det är ett längre möte kan det vara klokt att göra flera stopp och sammanfatta vad som tagits upp till exempel senaste timmen och det ni kommit överens om. Skriv gärna upp det på en tavla eller blädderblock. Vid kortare möten kan det räcka med att göra en motsvarande sammanfattning på slutet.

Följ upp efteråt
Kanske den viktigaste detaljen men också den som oftast brister. Skicka efter mötet över en kort och konkret sammanfattning av vad ni enats om, vem som ska göra vad och när i tiden. Gör sedan en uppföljning efter någon vecka eller några dagar före nästa möte om samma grupp ska ses igen.

Av Jörgen Dyssvold, jorgen.dyssvold[at]herromar.com, +46 763 175317, @dyssvold

Jörgen Dyssvold är eventdesigner och mötesevangelist. Han driver mötesbyrån Herr Omar och mikroeventarrangören Bentigo och har 25 års erfarenhet av att arbeta professionellt med möten och event – alltifrån statsbesök och internationella konferenser till VM och världsrekordsevent.