RISE Ledarforum

RISE arrangerar årligen ett ledarforum där man samlar alla chefer inom organisationen. Det handlar om nära trehundra personer som möts för att synkronisera arbete, ta del av information, bli inspirerade och mötas under måltider, samtal och andra aktiviteter. På grund av pandemin kunde och ville man inte samla alla chefer fysiskt. Vi fick i uppdrag att skapa ett event med största möjliga interaktivitet trots att alla deltog på distans.

Lösningen blev en virtuell arena som vi skapade i samarbete med Twebcast. Vi valde att skapa runda rum istället för kvadratiska, för att göra det tydligt att det var en annan typ av rum. I studion hade vi enbart en programledare. Alla övriga talare, paneldeltagare med flera deltog på länk hemifrån. I anslutning till studion, i ett separat rum, gjorde vi hela den tekniska produktionen och driftade den virtuella arenan.

När deltagarna anslöt landade de i en lobby med bakgrundsmusik mixat med ett sorl av människor som minglar. Så snart programmet startade flyttades deltagarna automatiskt in i teatern, där alla presentationer, scensamtal och annat ägde rum. Med jämna mellanrum slussades deltagarna in i mindre grupper där de via videosamtal hade reflekterande diskussioner eller workshop-inslag. I pauser placerades man åter i lobbyn. Därifrån kunde de valfritt kliva in i något av mingel-rummen med teman som musik, resor och samlande. Alternativt få hjälp med stretchövningar i yogarummet, en kort meditation i avslappningsrummet, lyssna på musik i musikrummet eller få hjälp i support-rummet.

Deltagarna hade i förväg fått en inköpslista för att kunna laga lunch tillsammans. Det skedde i det virtuella köket där de i mindre grupper lagade mat tillsammans, under tiden som de kunde prata med varandra i videosamtal. Cookalongen leddes av Zeina Mourtada hemifrån hennes eget kök. Deltagarna kunde sedan stanna i videomötes-rummen för att äta lunch med samma smak- och doftupplevelser som sina kollegor vid det virtuella bordet.

Dagen avslutades med en After Work där en jazzduo underhöll. Deltagarna kunde ta del av konserten i ”watchparty-läge” som gjorde att de såg och kunde småprata med varandra under tiden. Konserten inleddes med 40-talsjazz som sändes i svart-vitt med ett videofilter för att skapa en känsla av att den var tidsenlig. Efter ett par låtar knäppte sångaren med fingrarna och sändningen gick över i HD och färg med modernare musik.

Arbetsunderlag för den virtuella arenan.