När jag bjuder in till ett möte på plats, måste jag alltid säga att det är ok att delta digitalt?

Ett enkelt svar är nej, det måste du inte. Bjuder du in till ett möte är det upp till dig om deltagarna behöver vara på plats eller ej. Om det är ok eller ej beror på vilken typ av möte det är.

Är det ett avstämningsmöte gör det kanske ingen skillnad, men är det en workshop fungerar det bättre om alla är på samma plats.

Vissa organisationer låter alla vara med, men deltar man på distans får man endast observera.

Så möjligheterna är många och alla gör olika, men det enkla svaret är att du bestämmer vad som fungerar bäst för ditt möte.

Hur gör man för att skapa psykologisk trygghet om mötet är digitalt?

När deltagarna inte ses fysiskt är det extra viktigt att få alla att känna sig välkomna och psykologiskt trygga i mötet. Inled mötet med att gå igenom syftet med mötet, vad det ska leda till, agendan, roller, vilka regler som gäller och hur lång tid ni maximalt har. Därefter kan en runda där alla får svara på en icebreaker-fråga skapa gemenskap. Gärna en fråga som är personlig men inte privat. Exempelvis vilken superkraft man önskar att man hade, vilket instrument man skulle vilja kunna spela, eller vilken person, levande, död eller fiktiv, man skulle vilja äta middag med.

Vad kan jag göra om några börjar prata om saker som mötet inte ska handla om?

Det är vanligt med så kallade “dikeskörningar”. Du kan agera oavsett om du är mötesledare eller deltagare. Be om ordet, förklara att frågan är intressant men inte ämnet för dagens möte. Skriv ned det på en lapp och klistra upp den på en parkeringstavla, exempelvis på en whiteboard eller ett blädderblock, där ni samlar allt som kommer upp men inte står på agendan.

Har du tips på någon bra personalaktivitet?

Absolut. Ett grundtips är att låta möten vara just möten. Men som tillägg krävs det tillfällen då exempelvis ett team får prata fritt och göra roliga saker tillsammans. Det är extra viktigt nu när många inte möts fysiskt varje dag. Tänk på att alla är olika. Några kan älska att få uttrycka sig eller tävla, medan andra inte alls trivs med det. Försök hitta ett gemensamt intresse och skapa en aktivitet kring det. Det kan vara som en bokcirkel men där ni varje gång pratar om en film eller tv-serie, att ni spelar sällskapsspel, eller tittar på ett TED Talk och efteråt har en diskussion om vad ni kan lära er av det ni såg och hörde.