Mötessjukan på jobbet gör oss sjuka men kan botas

(Denna text publicerades också på Expressen Debatt den 30 mars 2017)

Om tre minuter i Aktuellt anses vara jättemycket tid borde samma sak gälla också under ett möte, skriver Jörgen Dyssvold. 

En genomsnittlig tjänsteman lägger minst en tredjedel av sin arbetstid på möten och bara hälften anses vara bra. Dåliga möten kostar svenska arbetsgivare 170 miljarder årligen, fyra gånger så mycket som den så kallade ”skenande kostnaden för sjukpenningen” vilken debatteras friskt. Att råda bot på mötessjukan skulle minska båda dessa kostnader. 

För många och dåliga möten gör nämligen människor sjuka, bland annat beroende på att man på grund av dem inte hinner göra arbetet under arbetstid och får ”jobba ikapp” på fritiden. Möten kan vara magi men är tyvärr alldeles för ofta tristess. De är kroppar och hjärnor felparkerade i en miljö där de inte trivs och därför inte åstadkommer bäst nytta. 

Mötessjukan beror till stor del på en kombination av rättvisa och Jante. Alla ska vara med och alla ska få samma utrymme att prata, oavsett de har en nyckelroll eller inte. Det leder till möten på tomgång när alla ska få vika ut sig och berätta vad jobbar med just nu, bara för att någon kommit på att man då skulle känna sig viktig och delaktig. 

Att komma till rätta med mötessjukan går men kräver en kulturförändring på flera områden. 

Möten behöver bli kommunikation på mottagarnas villkor

Det man vill berätta är många gånger mångdubbelt mer än mottagarna klarar av att ta emot, förstå och bära med sig från mötet. Som i all kommunikation behöver man begränsa sig i antal budskap, ord och tid.

Möten ska ha tydliga roller, syfte och mål

Varje möte ska ha en ägare, ett syfte och en agenda. Dessa tre ska vara klara och tydliga redan innan man bjuder in eller kallar till ett möte och de ska kommuniceras. 

Alla behöver inte vara med

Varje möte bör ha ”de som måste vara med” och ”de som gärna får vara med”. Man bör också ha en kultur där det är tillåtet att säga nej till möten man inte hinner med eller har intresse av.

Alla behövs inte hela tiden

De som sitter i möten kostar både i lön och produktionsbortfall. Tid och energi måste nyttjas rätt, t ex genom att göra det tillåtet att vara med under bara de delar man berörs av. 

Alla behöver inte få prata

Ett sätt är att bara ta upp avvikelser: det som inte löper på eller gett resultat som planerat. Ett annat sätt är att låta enbart de med nyckelroller få redovisa. Att ge medarbetare erkännande kan lösas på effektivare sätt än att ge dem utrymme att berätta om sina liv under möten.

Möten ska vara bara så långa som det krävs

Inslag vid och möten behöver tidsbegränsas. En 45 minuter lång presentation kan ofta sammanfattas på några minuter. 

Vi behöver bekämpa ”entimmesnormen” för möten genom att börja fråga hur mycket tid som verkligen krävs eller nästa gång föreslå till exempel en halvtimme i stället för en timme. Om tre minuter i Aktuellt anses vara jättemycket tid borde samma sak gälla också under ett möte. 

Jörgen Dyssvold, Mötesexpert, mötesbyrån Herr Omar