Hur avslutar man ett möte på ett sätt som gör att alla vet vad de ska ta hand om efter det?

Tack för en bra och viktig fråga. Mitt bästa tips är att avsluta mötet med en snabb sammanfattning av vad ni beslutat, men också går igenom vem som ska göra vad, inom vilken tid och hur det ska rapporteras till övriga. Att be varje ansvarig person att bekräfta sin uppgift högt kan skapar ännu bättre tydlighet och engagemang. Skicka efter mötet ut en kort uppföljning, via mejl eller chatt, med den gemensamma att-göra-listan från mötet. En tydlig summering och uppgiftsfördelning i slutet av mötet minskar risken för missförstånd och bidrar till att alla vet vad nästa steg är.

Måste man alltid skriva ett mötesprotokoll, och hur omfattande behöver det vara?

Nej, ett mötesprotokoll behöver inte alltid vara långt eller detaljerat. I många fall räcker en enkel lista med beslut, åtgärder, vem som ansvarar för vad och deadlines. För att mötesledaren ska kunna fokusera på att leda mötet är det klokt att någon annan tar anteckningar. Ni kan också rotera ansvaret och använda en mall för att göra det enkelt och enhetligt. Det viktigaste är att den skriftliga summeringen är tydlig och kan hjälpa gruppen att komma ihåg samt följa upp vad ni kom överens om.

Vad gör man om deltagare inte läser mötesunderlagen i förväg?

Det är ett vanligt problem! Ett tips är att skicka ut underlagen i god tid och förklara att de är viktiga. Börja sedan mötet med en kort sammanfattning av det viktigaste, så att alla är med. Om det är ett återkommande problem kan ni lägga in en uppgift eller fråga i underlagen, och som ska besvaras eller redovisas under mötet. Det brukar öka läsningen.

Våra möten känns ofta energilösa och sega. Hur kan vi göra dem mer inspirerande?

Jag skulle säga att ett energifyllt möte alltid börjar med något som inspirerar. Inled med något oväntat som en personlig reflektion, kort roligt videoklipp eller en enkel icebreaker-fråga som alla får svara på. Skapa också variation genom att bryta av längre möten med interaktiva inslag som gruppdiskussioner eller övningar.

Ni kan också se över er mötesmiljö. Ibland kan en annan lokal, skön musik i bakgrunden eller lite fika skapa ny energi. Till sist: håll fokus på agendan och se till att syftet med mötet är tydligt. När deltagarna ser värdet i mötet och känner sig delaktiga kommer energin ofta av sig själv.

Har du tips på hur man hanterar när någon ofta pratar på rätt länge under våra möten?

Bra fråga. Ofta handlar det om att det kan ta tid innan den som pratar kommer till sak eller presenterar sitt förslag. Då kan den som är mötesledare eller kollega hjälpa till genom att “avbryta” med kontrollfrågor, exempelvis “… då tolkar jag det som att du föreslår att vi skulle kunna … Är det korrekt?”, eller “… kan man sammanfatta det som ett konkret förslag som vi kan skriva upp på tavlan?”.

Jag upplever att vår ordförande inte tar in talare i tur och ordning. Och vissa börjar prata när det inte är deras tur, men får ändå fortsätta. Vi är flera som blir irriterade, men vet inte vad vi ska göra. Har du något tips?

Tack för en bra och viktig fråga. Att det känns rättvist samt att alla upplever samma nivå av inflytande och kontroll över mötet är avgörande. Detta för att alla ska uppleva psykologisk trygghet. Det du beskriver skapar istället otrygghet och irritation, som stjäl massa energi och gör era möten mindre produktiva.

Jag tycker att ni ska uppmärksamma ordföranden på detta, men i lugn och ro och göra det tydligt av att ni vill hjälpa till att hitta en lösning.

Tips till den som leder mötet är att man alltid har ett separat papper där man lägger till nya talare och stryker dem som talat. Ibland har mötesledaren också för många uppgifter och det blir extra hög svårighetsgrad om deltagarna är många eller blandat på plats och distans (hybridmöte). Då kan det vara klokt att ha en vice mötesledare med enbart uppgiften att hantera talarlistan. Eller att ni har någon i rummet som är “fysiskt ombud” för alla deltagare på distans.

Hoppas att ni hittar en bra lösning på er utmaning!

Hos oss finns det en dålig vana av att man ifrågasätter varandras idéer och förslag under möten.

Hur kan man ändra på det?

Tack för en bra och intressant fråga! Det handlar nästan alltid om att man har en kultur som tillåter ”sågningar”.

För att lösa det behöver ni skapa en mer ”förslagstillåtande” kultur. Det kan ni exempelvis göra genom att skapa en regel där varje grupp måste “älska” varje idé i minst en minut, innan man får ifrågasätta den.

Uppmuntra också till att använda “ja, och…”-metoden från improvisationsteater, där nästa person får bygga vidare på en idé istället för att hitta fel på den. Det kan bidra till en mer öppen och kreativ miljö där förslag får utrymme att utvecklas och som kan leda till nya och oväntade lösningar.

Lycka till och glöm inte att kulturförändring kräver uthållighet och kan ta tid.

Hur hanterar vi att folk kommer för sent till våra möten?

Det viktigaste är att ni etablerar en norm om att mötet alltid börjar i tid. Erbjud ingen ”resumé” av vad ni redan avhandlat om någon ändå kommer sent. Jobba också med möten som är max 25 eller 50 minuter långa, så att alla får en rimlig chans att komma i tid även till nästa möte i deras kalender.

Hur hanterar man situationer där några inte bidrar till diskussionen och är väldigt tysta under ett möte?

Att man är tyst vid ett möte kan bero på en mängd olika saker. Kanske har man en dålig dag eller är osäker på sin roll. Det kan också vara en introvert person eller någon som känner att hens åsikter inte är lika mycket värda. Som mötesledare kan du uppmuntra alla att bidra genom att ställa öppna frågor direkt till dem och skapa utrymme för deras perspektiv. Se till att skapa en inkluderande miljö där det känns tryggt att dela med sig, exempelvis genom att uttryckligen säga att alla åsikter är viktiga och att det inte finns några “dumma” frågor eller “fel” svar.

Hur skriver man ett mötesprotokoll som är lagom detaljerat och tydligt visar vad vi har kommit överens om?

Det är viktigt att hitta balansen mellan för mycket och för lite information. Fokusera på att dokumentera vilka beslut som fattas, vem som ansvarar för vad, och deadlines för uppgifter. Sammanfatta varje diskussionspunkt kort utan att gå in på alla detaljer. Använd tydliga rubriker och punktlistor för att göra protokollet lätt att läsa och hitta i. Avsluta gärna med en tydlig lista av alla överenskommelser/beslut och nästa steg.

Våra möten drar ofta ut på tiden och vi hinner trots det inte igenom hela agendan. Vad kan vi göra för att bli bättre på att hålla oss inom tidsramarna?

För att hålla mötena inom tidsramarna rekommenderar jag att du skapar en tydlig agenda där du definierar och prioriterar ämnen i förväg och anger tidsramar för varje punkt. Skicka ut agendan i förväg, så att deltagarna kan förbereda sig. Det minskar onödig diskussionstid. Utse en tidtagare som har ansvar för att hålla koll på tiden och påminna när en punkt närmar sig sin tidsgräns.

Det är viktigt att du som mötesledare håller diskussionerna fokuserade och avbryter vid behov för att undvika avvikelser. Var konsekvent med att efterleva tidsramarna och avsluta mötet i tid, även om alla punkter inte hunnits med. Planera i stället in en uppföljning om det är nödvändigt.

Hur kan man bäst hantera situationer där mötesdeltagare är fysiskt närvarande men inte mentalt engagerade?

Identifiera först orsakerna till brist på engagemang. Det kan handla om allt från otydligt syfte till brist på intresse. Aktiv deltagande kan uppmuntras genom att lägga in – korta eller längre – interaktiva inslag som gruppdiskussioner eller brainstorming. Du bör också hålla mötena korta och fokuserade, eller regelbundet erbjuda pauser under längre möten.

Hur hanterar man situationer där vissa deltagare ständigt avbryter och dominerar mötet?

För att hantera deltagare som avbryter och dominerar mötet är ett tips att sätta upp tydliga regler vid mötets början om att alla ska få tala till punkt. Du kan också använda en talarlista och ge alla en begränsad tid att tala. Var tydlig med att alla röster är viktiga och behövs för att mötet ska vara effektivt. Om problemet fortsätter, prata med de berörda personerna enskilt och förklara vikten av att respektera andra deltagares talutrymme.

Jag har kollegor som ofta jobbar med annat under våra möten. Är det okej?

Det är en relevant fråga. Undersökningar visar att nio av tio gör annat under möten, särskilt om man deltar digitalt. Knappt hälften gör det ofta eller alltid. Förutom att det blir ineffektivt är det också lite oförskämt mot de som leder mötet eller presenterar saker. Enligt hjärnforskare är “multitasking” dessutom skadligt för hjärnan, eftersom det förbrukar väldigt mycket hjärnkraft. Jag föreslår att du tar upp frågan under nästa möte. Ju mer fokuserade deltagarna är, desto effektivare kan mötet bli. Undersök om det finns möjligheter att korta återkommande möten, i utbyte mot att alla under den tiden fokuserar enbart på mötet.

När jag bjuder in till ett möte på plats, måste jag alltid säga att det är ok att delta digitalt?

Ett enkelt svar är nej, det måste du inte. Bjuder du in till ett möte är det upp till dig om deltagarna behöver vara på plats eller ej. Om det är ok eller ej beror på vilken typ av möte det är.

Är det ett avstämningsmöte gör det kanske ingen skillnad, men är det en workshop fungerar det bättre om alla är på samma plats.

Vissa organisationer låter alla vara med, men deltar man på distans får man endast observera.

Så möjligheterna är många och alla gör olika, men det enkla svaret är att du bestämmer vad som fungerar bäst för ditt möte.

Hur gör man för att skapa psykologisk trygghet om mötet är digitalt?

När deltagarna inte ses fysiskt är det extra viktigt att få alla att känna sig välkomna och psykologiskt trygga i mötet. Inled mötet med att gå igenom syftet med mötet, vad det ska leda till, agendan, roller, vilka regler som gäller och hur lång tid ni maximalt har. Därefter kan en runda där alla får svara på en icebreaker-fråga skapa gemenskap. Gärna en fråga som är personlig men inte privat. Exempelvis vilken superkraft man önskar att man hade, vilket instrument man skulle vilja kunna spela, eller vilken person, levande, död eller fiktiv, man skulle vilja äta middag med.

Vad kan jag göra om några börjar prata om saker som mötet inte ska handla om?

Det är vanligt med så kallade “dikeskörningar”. Du kan agera oavsett om du är mötesledare eller deltagare. Be om ordet, förklara att frågan är intressant men inte ämnet för dagens möte. Skriv ned det på en lapp och klistra upp den på en parkeringstavla, exempelvis på en whiteboard eller ett blädderblock, där ni samlar allt som kommer upp men inte står på agendan.

Har du tips på någon bra personalaktivitet?

Absolut. Ett grundtips är att låta möten vara just möten. Men som tillägg krävs det tillfällen då exempelvis ett team får prata fritt och göra roliga saker tillsammans. Det är extra viktigt nu när många inte möts fysiskt varje dag. Tänk på att alla är olika. Några kan älska att få uttrycka sig eller tävla, medan andra inte alls trivs med det. Försök hitta ett gemensamt intresse och skapa en aktivitet kring det. Det kan vara som en bokcirkel men där ni varje gång pratar om en film eller tv-serie, att ni spelar sällskapsspel, eller tittar på ett TED Talk och efteråt har en diskussion om vad ni kan lära er av det ni såg och hörde.