Mötesdoktorn: Så fixar du smarta möten

(Text tidigare publicerad i Veckans Affärer 2019-04-01, Krönika: Hjärnan i möte)

För många, för långa, dåligt planerade eller förberedda och dåligt ledda möten leder till att hjärnan får jobba på högvarv för att hänga med. Resultatet blir att man lämnar många möten rejält hjärntrött.

Låt oss börja i den fysiska miljön. Alltifrån hur rummet är möblerat eller vad vi ser genom fönstren till dofter eller störande ljud påverkar hjärnan i möte.

Triggers och distraktorer

Triggers är saker som hjärnan uppfattar och som kickar igång processer i hjärnan eller kroppen. Några exempel på triggers är hur ett obehagligt ljud kan göra att vi plötsligt upplever stress eller obehag eller att doften av nybakade bullar kan göra oss extremt fikasugna.

När vi planerar möten behöver vi därför tänka på att skapa en miljö fri från triggers vi inte kan kontrollera. Samtidigt kan triggers läggas in medvetet för att uppnå en reaktion eller aktivitet. Ett exempel på det är att spela upp en peppig låt som kickar igång kroppens lyckohormoner. Vi återkommer till detta längre fram.

Distraktorer är saker som stör hjärnan och vår uppmärksamhet. Det kan vara personer som springer utanför fönstret, andra deltagares ”tics” eller att några sitter och viskar med varandra.

Faktum är att viskningar kan störa mer än när några pratar högt. Vi kan nämligen inte värja oss från att ”lyssna med” på andras samtal. Om några pratar lågt eller i telefon, så att vi inte hör vad den i andra änden säger, jobbar vår hjärna för högtryck med att fantisera fram ord och meningar som saknas för att fylla i.

Distraktorer kan också vara till nytta. Man har till exempel kommit fram till att vi är som mest kreativa i en miljö där det finns bakgrundssorl eller musik. Kreativiteten hämmas av en stökig miljö men också av total tystnad. Troligen hänger det ihop med att en lite lagom distraherad hjärna kan tänka friare.

Hjärnan behöver bränsle...

En hjärna i arbete förbrukar också en hel del energi. Hjärnans huvudsakliga bränsle kommer från sockerglukos som tillsammans med syre omvandlas till ett ämne kallat ATP – ett superbränsle som bland annat ”driver hjärnan”.

Men precis som andra organ behöver hjärnan lagom mängd energi och det krävs bara små mängder socker för att driva hjärnan. Om vi istället, vilket ju ofta sker vid konferenser, sätter i oss stora mängder socker blir hjärnan först hyperaktiv och sedan trött. Knepet är därför att äta lite socker och gärna det oraffinerade som finns i exempelvis frukt.

Hjärnan är också beroende av lyckohormoner som dopamin och endorfiner. När vi är uttråkade sjunker produktionen av dessa ner till noll. Fysisk aktivitet, också något så enkelt som att applådera, skratta, lyssna på musik eller berättelser som berör är saker som triggar produktionen av lyckohormoner.

Möten bör därför planeras eller designas så att de innehåller olika triggers som kickar igång produktion av lyckohormoner. Att uppmana till en spontan applåd, spela en peppig låt eller visa ett roligt videoklipp är några exempel på sådana triggers.

... och variation

Det är också olika delar av hjärnan som hanterar olika så kallade kognitiva funktioner. Om det blir för mycket av en aktivitet, till exempel att lyssna på föreläsningar eller försöka lösa problem under flera timmar, så tröttar man ut en del av hjärnan.

Långa möten eller konferenser behöver därför planeras så att det blir en variation av att lyssna, reflektera, analysera, tänka kreativt, diskutera och så vidare.

En trött hjärna behöver återhämtning. Man har länge trott att enbart sömn skulle räcka. Men hjärnan arbetar för fullt även när vi sover, med att sortera dagens intryck, sortera bort gammalt skit ur minnesarkivet och annat. Hjärnan behöver därför också en annan typ av vila som den får när man exempelvis mediterar eller går långa lugna och närvarande promenader i naturen.

En viktig funktion med möten och konferenser är att hjärnan ska lära sig nya saker. När vi lyssnar på exempelvis föreläsningar jobbar hjärnan hårt med att försöka förstå allt vi hör och ser och filtrera ut vad som är viktigt nog att spara.

Det första pågår i hjärnans arbetsminne och det mesta som processas där vaskas. Det som bedöms viktigt nog skickas vidare till långtidsminnet. Ett sätt att hjälpa hjärnan att förstå vad som är viktigt är att ta anteckningar, för hand. Anteckna nyckelord, skissa upp mindmaps och annat.

Ett annat effektivt sätt att hjälpa hjärnan förstå vad den ska spara i långtidsminnet är att repetera. Det kan vara genom att deltagarna efter att ha lyssnat en stund får beskriva hur de har förstått det de lyssnat på – enskilt, för alla andra eller för några i en mindre grupp.

Sammanfattningsvis

• Vi behöver tänka på vilken miljö vi har möten i – men att lugnt och tyst inte alltid är det bästa.

• Andras prat kan störa vårt fokus och särskilt om någon viskar eller pratar i telefon så vi bara hör halva samtal.

• En variation av aktiviteter gör att olika delar av hjärnan får arbeta lagom mycket.

• Socker är bränsle för hjärnan men bara i små doser. Motsatsen gör hjärnan hyperaktiv och trött.

• En trött hjärna behöver annan återhämtning än sömn, exempelvis meditation eller naturpromenader.

• Vi kan hjälpa hjärnan att förstå vad den ska spara i långtidsminnet genom att anteckna för hand eller repetera det viktigaste av allt vi nyss lyssnat på.

Jörgen Dyssvold, alias ”mötesdoktorn”, har under 25 år designat, planerat och producerat event och möten – alltifrån VM, världsrekord och presidentbesök till hundratals små och stora konferenser.

Han för en kamp mot mötessjukan som kostar svenska arbetsgivare 170 miljarder om året, fyra gånger kostnaden för svenska sjukskrivningar. Det gör han genom att göra möten på nya sätt och föreläsa och skriva om hur det går till.