Framtidens event blir både fysiska och digitala

Kommer framtidens möten och event vara fysiska eller digitala?

Svaret är varken eller. Framtiden kommer bestå av kombinationer. Vissa kommer vara det ena eller andra men den stora merparten kommer vara både och. Det kallas hybridevent eller hybridmöten och handlar om att de designas för både fysiska och digitala deltagare. Människor kan då välja själva om de vill delta på plats eller distans. Om saker förändras kan de också enkelt byta sin fysiska biljett mot en digital eller vice versa. 

Inspireras av TED

TED arrangerar sedan 1984 tvärvetenskapliga konferenser som lockar tusentals fysiska deltagare. Istället för att låta konferenserna växa i storlek valde man att öppna upp för andra typer av deltagande. Idag kan du köpa en biljett för att följa TED Talks live på distans, eller delta i TED Active – ett spegelevent där alla TED Talks visas direktsänt på skärmar varvat med underhållning, scensamtal och annat live på scen.

Tusentals TEDx-arrangörer organiserar också lokala event där man samlas för att se på TED Talks live tillsammans och umgås, ofta i kombination med underhållning, mat och dryck. Hybridevent kan alltså också vara ett större event på ett ställe och som direktsänds till lokala hubbar där man kan samlas för att i grupp delta i det större eventet. Arrangören kan ha representanter på plats och komplettera med exempelvis ett lokalt scensamtal.

Hybridevent ger större flexibilitet

När man arrangerar rent fysiska tillställningar behöver man ta ett tidigt beslut om hur många man tror vill komma. Ofta begränsas man också av en budget. Ett fysiskt event begränsar hur många man kan ta in. Därför bokar man därför en stor lokal och väntar sedan nervöst på att tillräckligt många vill anmäla sig. Hybridevent ger större flexibilitet eftersom man kan välja en mindre lokal, men fortsätta ta in anmälningar på digitala deltagare också efter att de fysiska platserna tagit slut.

Hybridevent ger en försäkring mot det oförutsedda

Hybridevent ger arrangörer en försäkring mot att behöva ställa in och helt förlora insatsen. Deltagare som inte kan delta fysiskt kan erbjudas att byta sin fysiska biljett mot en digital. Eventet kan genomföras ändå med en mindre eller ingen publik och talare och andra som möts fysiskt eller deltar digitalt också dom. 

Hur omvandlar man ett fysiskt event eller möte till hybrid eller digitalt?

Det som skiljer ett hybridevent från ett direktsänt event är att man designat det för att involvera och göra även den digitala publiken till aktiva deltagare. Att ge mycket utrymme för interaktion, som omröstningar, frågestunder och liknande, är avgörande för att ett hybridevent ska bli lyckat. Det gäller så klart också om hela publiken är digital.

Digitalt behöver inte vara gratis

Många tvekar inför att arrangera digitala eller hybridevent då man tror att det inte går att ta betalt för digitalt deltagande. Så är det inte. De flesta förstår att en arrangör har kostnader också för digitala arrangemang och är beredda att vara med och dela på dem. För många kan det ha stort värde att få vara med och ta del av ett innehåll och en upplevelse trots att   

Hybridevent är mer hållbara

En positiv bieffekt av hybridevent är att de bidrar till minskat resande. Det ger minskad klimatpåverkan men gör också att människor sparar tid de annars skulle lägga på resande.

Bidrar också till ökad demokrati, transparens och öppenhet

Många event och möten känns som att de är öppna bara för utvalda trots att det i praktiken är fritt för vem som helst att anmäla sig. Genom att öppna upp också för digitalt deltagande är det fler som kan, har råd och vågar delta. Det bidrar till ökad demokrati när fler kan dela med sig av sina synpunkter och idéer men ger också en större transparens och öppenhet när fler kan följa vad som sägs och beslutas.

Vad krävs för att arrangera ett hybridevent?

Förutom den fysiska platsen att utgå ifrån behövs någon som kan filma det hela. Dessutom behövs en plattform för att sända på. Vi har pålitliga samarbetspartners för båda dessa. Man behöver också designa eventet, aktiviteter och interaktionen på ett annat sätt, något vi både har stor erfarenhet inom och gärna hjälper till med.