Konsten att hantera konflikter under möten
I mötesrummet kan oenigheter ibland övergå till hetsiga debatter eller öppna konflikter. Ledarskapet handlar då om att balansera mellan att hantera spänningarna och samtidigt främja ett produktivt arbetsklimat. I den här artikeln går vi igenom några vanliga orsaker till konflikter och ger dig praktiska strategier för att förebygga och hantera dem. En skicklig mötesledare kan med rätt verktyg och arbetssätt omvandla potentiellt destruktiva möten till konstruktiva och samförståndsbyggande dialoger.
Varför uppstår konflikter?
Konflikter som uppstår under möten kan bottna i en rad olika faktorer, alltifrån personligheter och kommunikationsstilar till strukturella problem inom organisationen.
Ofta bottnar konflikter i otydlig kommunikation, där missförstånd eller brist på klarhet leder till frustration och misstro. När medlemmarna i en grupp har olika mål och värderingar kan det skapa spänningar. Detta speciellt om man inte kommunicerar kring och hanterar de olika målen och värderingarna på ett tydligt och respektfullt sätt.
Rollfördelning och ansvar är en annan vanlig källa till konflikter. Oklara ansvarsområden kan leda till att arbetsuppgifter faller mellan stolarna eller att några känner sig överbelastade medan andra ses som underutnyttjade. Resursbrist, som konkurrens om begränsade resurser som tid, budget och personal, kan också skapa friktion och konkurrens mellan teammedlemmar.
Kulturella skillnader kan dessutom leda till olika förväntningar och normer för hur man kommunicerar och löser problem. Vissa kulturer kan föredra en mer direkt kommunikationsstil, där man uttrycker sina åsikter och känslor tydligt och rakt på sak, medan andra kulturer föredrar en mer försiktig och omskrivande kommunikation där budskapet levereras indirekt för att undvika att såra någon eller skapa konflikter. Sådana skillnader kan lätt leda till missförstånd och irritation.
Personlighetstyper spelar också en betydande roll i hur konflikter uppstår och hanteras. Vissa kan vara mer benägna att dominera diskussioner och fatta beslut snabbt, medan andra föredrar att lyssna och reflektera innan de uttrycker sina åsikter. Den typen av skillnader kan skapa en dynamik där några känner sig överkörda och andra frustrerade över bristen på framsteg.
Att förstå orsakerna är ett första steg mot att kunna hantera konflikter. I tillägg behöver man också ha kunskap, snabbt komma upp med en strategi samt ha tillgång till verktyg och metoder som underlättar i arbetet med att förebygga och hantera konflikter under möten.
Strategier och metoder för konflikthantering
Dramatriangeln är en praktisk konfliktlösningsmodell.
Dramatriangeln är en modell som skapades av psykologen Stephen Karpman för att beskriva dynamiken i konflikter. Modellen identifierar tre roller som människor ofta tar i konfliktsituationer: förövare, offer och räddare.
Förövaren är den som anklagar eller attackerar andra. Någon som kan verka stark och självsäker, men ofta agerar utifrån en känsla av hot eller rädsla. Offret känner sig oftast hjälplöst och ser sig själv som en utsatt och maktlös. Hon eller han söker ofta sympati, men vill undvika ansvar. Räddaren går in för att hjälpa eller skydda offret, men kan ibland göra situationen värre genom att inte låta offret stå upp för sig själv och ta eget ansvar.
Genom att förstå dramatriangeln kan en mötesledare hjälpa deltagarna att bryta destruktiva mönster. Notera om deltagarna passar in i någon av de tre rollerna. Hjälp därefter deltagarna att reflektera över deras handlingar och känslor med hjälp av frågor som "hur kan vi andra hjälpa er att lösa det här problemet?". Hjälp offret att ta kontroll över sin situation, hjälp förövaren med att uttrycka sina behov utan att attackera och gör räddaren medveten om att hon eller han kan hjälpa andra utan att själv ta över.
Klagoburken är ett sätt att ventilera frustrationer på ett kreativt sätt.
En kreativ metod för att hantera irritation och missnöje är att introducera en imaginär burk, ofta kallad "klagoburken". Under ett möte kan chefen presentera burken som en symbolisk plats där alla deltagare får "kasta" sina klagomål under en begränsad tid. Det görs genom att varje person får ett par minuter att uttrycka sina frustrationer och skriva ner dem på lappar som sedan läggs i burken. När alla fått lämna sina lappar stängs burken och klagomålen sätts åt sidan innan mötet kan gå vidare med en mer positiv och konstruktiv stämning.
Det tredje alternativet är lösningen inom diplomatin.
Inom diplomatin används ofta en metod där ett tredje alternativ föreslås, när det råder en konflikt mellan två sidor. Om de är oense kan ett tredje alternativ introduceras, vilket gör att ingen av parterna känner sig som en förlorare utan i stället kan båda se sig som vinnare. Det kan göras genom att hitta en lösning som kombinerar element från båda parternas förslag eller att presentera en helt ny idé som tillgodoser båda sidornas underliggande behov.
Så här kan du förebygga eller hantera konflikter under möten:
Uppmuntra öppen kommunikation: Skapa en kultur där deltagarna i mötet känner sig trygga att uttrycka sina åsikter och känslor, utan rädsla för repressalier.
Var en förebild: Visa genom ditt eget beteende hur konflikter bör hanteras. Agera själv på ett lugnt, respektfullt och konstruktivt sätt.
Skapa tydliga strukturer: Ha tydliga roller, ansvarsområden och mål för era möten – för att undvika oklarheter och frustration.
Använd feedback-loopar: Ha regelbundna uppföljningar där mötesdeltagarna får möjlighet att ge feedback på såväl möteskultur som konflikthantering.
Ta hjälp av en extern facilitator: Vid svåra konflikter kan det vara bra att ta in en extern facilitator, som kan hjälpa till att styra mötet och hantera konflikten på ett objektivt och opartiskt sätt.