Så skapar du hjärnvänliga möten

6 maj

I den här artikeln utforskar vi hur hjärnan fungerar och vilken påverkan det kan ha på mötens effektivitet. Att förstå hjärnans mekanismer och energiförbrukning kan leda till bättre strukturerade och mer givande möten, som inte bara främjar medarbetares psykiska hälsa utan också ökar produktiviteten.

När många lägger halva sin arbetstid eller mer på möten är det viktigt att de inte bara är effektiva. De behöver också planeras, genomföras och ledas på sätt som är bra för hälsan. Att göra hjärnvänliga möten handlar om att dra nytta av allt vi vet om hur hjärnan fungerar och vad som gör att den mår bra.

För att möten ska vara effektiva och inte bidra till onödig trötthet eller stress, är det viktigt att förstå hur hjärnan fungerar och vad som krävs för att den ska kunna arbeta optimalt.

Lär känna hur hjärnan fungerar ”bakom kulisserna”

Hjärnan är ett energikrävande organ som förbrukar runt en femtedel av kroppens totala energi, trots att den bara utgör ett par procent av kroppsvikten. Den består av olika delar som bland annat hanterar funktioner som planering, beslutsfattande och impulskontroll. Dessa funktioner förbrukar mental energi när de används för att exempelvis hantera och prioritera uppgifter, lösa problem eller utföra flerstegsaktiviteter. Andra aktiviteter, som exempelvis att få tänka fritt eller ta mentala pauser, kan i stället öka den mentala energin.

Satsa på möten som är snälla mot hjärnan

Hjärnvänliga möten planeras, leds och genomförs på olika sätt som gör det lättare för deltagarna att kunna tänka klart och inte uppleva stress. De bygger på vetenskap om hur vår hjärna fungerar - exempelvis att den behöver tid för att bearbeta information, men också tid för att få pausa. Det är möten med tydliga mål, korta pass, många pauser och mycket interaktion. De bidrar till minskad stress och trötthet, men också en arbetsmiljö som är mer hälsosam och engagerande. Tack vare det blir deltagarna mer produktiva och mindre stressade.

Uteslut mötesfällor som dränerar den mentala energin

Det finns ett antal saker kopplat till möten som kan skada hjärnan. Utan pauser tappar vi förmågan att koncentrera oss. Om möten bara består av att lyssna, utan interaktion, minskar vår uppmärksamhet och motivation. Möten utan tydligt syfte eller regler ökar stressen, vilket kan skada hjärnan och leda till utmattning över tid. Multitasking under möten splittrar vår uppmärksamhet och ökar stressen, vilket kan försämra vår mentala hälsa. Trots det uppger så många som varannan att de jobbar med annat under möten, något som förbrukar stora mängder hjärnkraft.

Utsätt inte deltagarna för hälsofarlig stress

När vi är med på dåligt planerade möten som inte tar hänsyn till vad hjärnan behöver kan vi bli överbelastade och stressade. Den stressen sätter igång kroppens larmsystem och ökar produktionen av stresshormonerna adrenalin och kortisol. Ämnen som gör oss redo att antingen kämpa eller fly, som höjer vår puls och vårt blodtryck samt kan göra oss oroliga och irriterade. Mentalt kan det leda till att vi får svårare att koncentrera oss och fatta beslut samt känna oss frustrerade och hjälplösa. Sammantaget sänker allt detta såväl mötets effektivitet som deltagarnas välmående.

Fem tips för mer hjärnvänliga möten:

Jobba med tydlig agenda och mål: Förbered med en tydlig och gärna tidsatt agenda samt specifika mål för varje möte. Kommunicera dessa i både kallelsen och början av mötet.
Använd tidsbegränsning: Håll så många möten som möjligt korta, helst under 30 minuter, för att undvika mental överbelastning. Att dela upp det i flera korta möten med färre deltagare i varje är mer hjärnvänligt än att ha ett större och längre möte.
Frekventa pauser: Inför regelbundna och korta pauser i längre möten, för att ge utrymme för mental återhämtning.
Ge utrymme för återhämtning mellan möten: Om mötena ligger flera stycken på rad behöver hjärnan åtminstone tio minuters paus för återhämtning mellan dem, för att inte bli slutkörd.
Aktivt deltagande: Uppmuntra till interaktivitet genom att lägga in exempelvis diskussioner eller spontana och slumpmässiga kontrollfrågor. Detta för att hålla deltagarna mentalt engagerade.