Om du inte kan svara på varför kanske mötet inte ens ska genomföras

"Hur många gånger har du gått från ett viktigt möte och tänkt att det var en bra diskussion, men att du är inte säker på om ni verkligen åstadkom något? Oftast ligger problemet inte i vad som hände eller inte under själva mötet. Den vanligaste orsaken till att inget blir gjort handlar om att mötet saknar mål. "

Så inleds ett inlägg ”If You Can’t Say What Your Meeting Will Accomplish, You Shouldn’t Have It” som jag läste via Harvard Business Review i helgen. Jag kan bara hålla med. Alldeles för ofta börjar man med agendan, boka lokaler och talare eller att göra inbjudan. Det ökar risken för en dikeskörning senare – innan, under eller efter själva mötet.

Enas om syfte och mål innan ni börjar planera mötet.
När vi lär ut vår SMART-metod för mötesplanering vid workshops och utbildningar poängterar vi att man MÅSTE vara klar med de två första stegen – syfte och mål – innan man kan påbörja planeringen av själva mötet. Lägg lite tid på detta i början och jag kan garantera att du tjänar in den tiden många gånger om längre fram. Att ge sig ut på resa utan karta och en plan är sällan någon bra idé  

Definiera ett eller flera syften för mötet.
Syfte ska ge svar på varför mötet arrangeras och varför du och deltagarna ska lägga värdefull tid och pengar på det. Ett syfte för ett projektmöte kan vara ”att stämma av hur vi ligger till i förhållande till projektplanen” och för ett informationsmöte ”att ge information om x och ge alla tillfälle till frågor och kommentarer innan slutversionen skickas ut”. 

Men ibland vill man ju bara träffas.
Måste verkligen alla möten ha ett syfte? Jag får ofta den frågan och har hittills valt att alltid svara ja. – Men, ibland är ju syftet bara att träffas eller belöna några för ett gott arbete? invänder man då. – Ja, men då har du ju ett syfte, blir mitt svar.  Diskutera, enas om och skriv ned syftet. Se sedan till att ha det framför er i hela den fortsatta mötesplaneringen, som en påminnelse om vad alla aktiviteter ska leda till. 

Målen ska beskriva vad mötet ska resultera i.
Ett möte kan ha ett eller flera mål. Själv sätter jag oftast ett övergripande mål och sedan delmål enligt veta-känna-göra modellen. I exemplet med projektmötet skulle övergripande mål kunna vara ”få en uppdaterad projektplan”. Veta kan vara ”ha kunskap om nuläge och fortsatta steg + prioriteringar”, känna kan vara ”känna delaktighet i de övergripande målen” och göra ”att alla genomför sina fortsatta steg enligt plan”.

Gör på samma sätt som med syfte och diskutera er fram till målen. Skriv ned och ha dem framför dig när du börjar skissa på agenda, aktiviteter och medverkande. Stäm av då och då att åtminstone det mesta av allt du planerar på ett eller annat sätt stödjer målen.

Inbjudan är klar, men vem ska den skickas till?
Ett ytterligare steg innan du påbörjar planeringen av mötet kan vara att fastställa målgrupp, alltså vilka som ska bjudas in att delta och hur många. Tänk på att målgrupper kan vara flera för ett och samma möte och bearbetas på olika sätt. Några kanske kan anmäla sig direkt, kostnadsfritt, medan andra får betala för sin medverkan och anmäla intresse för att delta innan du väljer ut om de ska få inbjudan eller inte. 

Ta också upp frågan om syfte vid varje möte.
Fråga dig alltid, oavsett du är arrangör eller deltagare, innan eller i början av ett möte: Vad ska vi åstadkomma eller enas om idag? Våga ställa frågan högt. Om du leder mötet, inled med att redovisa syftet och se gärna till att det finns synligt för alla. Om någon börjar diskutera en fråga som inte hör hemma, hänvisa till syftet för dagens möte och be att få ta den andra frågan vid ett annat tillfälle.