Så tacklar du konferenstrollen
När man arbetar med politiska möten är det jag kallar ”konferenstroll” en vanlig utmaning. Det handlar om lobbyister som driver en fråga som många gånger inte ens är i närheten av vad konferensen handlar om, exempelvis en som vill föra upp bolagsskatter på agendan på en konferens som handlar om miljöteknik.
Så fort det blir utrymme att ställa frågor greppar de snabbt mikrofonen för att föra fram sin fråga. Men, istället för en fråga blir det ofta ett långt anförande som nästan alltid avslutas med några krav. I grupparbeten försöker de styra sin grupp till att alla ska ställa sig bakom hens egna åsikter.
Det kan vara frustrerande för både arrangör och deltagare och därför något som behöver hanteras. Genom åren har jag hittat några metoder som fungerar. Här kommer tre metoder.
1. Den mentala Sverigetröjan
Vid många konferenser blir det en dragkamp mellan t ex regioner eller branscher. En strategi då är att sätta agendan till att handla om Sverige mot andra länder, att få alla i rummet att klä på sig den ”mentala Sverigetröjan”. De gånger man lyckas med detta så kommer samtalen att handla om hur man kan bli starkare tillsammans istället för att konflikter förstärks.
2. Moderera (alltid) frågestunder
Lämna inte bara ut mikrofonen utan att göra klart innan vad frågestunden ska handla om och vilka regler som gäller, t ex hur mycket tid varje frågeställare får. Om någon inleder ett anförande, be dem att presentera sin fråga. Ofta lyckas det inte på första försöket men fortsätt bara vänligt be dem komma med sin fråga. Håll koll på tiden och avbryt när tiden är slut med ett tack, även om personen bara är mitt i sitt anförande.
3. Utse roller vid grupparbeten
Låt alltid grupperna/borden utse en gruppledare som leder samtalet och en tidtagare som håller koll på tiden. Gruppledaren får tydliga instruktioner att se till att alla får komma till tals. På så sätt minskar du risken att någon ”kapar” en grupp för att använda den som språkrör för sina egna intressen.
Jörgen Dyssvold, mötesdesigner och producent
(Foto: Eirik Solheim, CC BY-SA 2.0, eirikso.com)