Är du en konferensstatist eller mötesdeltagare?

(Text tidigare publicerad under vinjett "Mötescoachen" i magasinet Kick Off #3 2017, se pdf.)

Möten är som att dansa och det krävs minst två för en tango. Trots det pratar vi sällan om vilken roll mötetsdeltagare har för både upplevelsen och resultaten av våra möten.

Om man googlar på hur många som skriver att de ”är” eller ”går på” respektive ”deltar” i en konferens. Då visar resultatet att bara var femte ser sig som deltagare och de övriga bara närvarande, en slags konferensstatister.

Engagemanget hänger på antalet
När vi är två eller kanske fem som träffas känner vi alla ett gemensamt ansvar för mötet. Men det finns också en gräns där deltagarna blir så många att vi formellt eller omedvetet intar mer aktiva respektive passiva roller.

Det är exempelvis inte socialt accepterat att vid ett möte mellan två personer plocka upp telefonen, kolla Facebook eller jobba med annat. Men vid större möten är det idag ingen ovanlig syn.

Fråmåt- eller bakåtlutat arbete
Vi brukar dela in arbete i framåt- respektive bakåtlutat eller ”hands on” och ”hands off”. Den senaste forskningen har visat att vi blir smartare när vi tänker med händerna, alltså framåtlutat och ”hands on”.

Både lärande och kreativt arbete gynnas av detta. Innan de bärbara datorerna och smarta telefonerna så bidrog anteckningsbok och analog kalender till att man vid möten intog en mer framåtlutad kroppshållning med händerna aktiva.

Men det vanliga vid större möten idag är att man intar en bakåtlutad hållning och möten har för många blivit underhållning. Tidigare tänkte vi nog att vi behövde skriva ned allt vi behövde minnas, medan vi idag kan googla fram det närhelst vi behöver.

Kort sammanfattat behöver vi för att bli goda mötesdeltagare vara mer framåtlutade, med händerna aktiva, utan telefoner och annat som distraherar och helst utan förväntningar på att mötet ska vara ren underhållning.

Så blir du en aktiv mötesdeltagare

Med fem enkla steg kan du bli en mer aktiv mötesdeltagare och få ut det mesta möjliga av den tid som du investerar i möten.

1. Landa och jorda dig
Ofta kommer vi till möten med andan i halsen och tankarna ’all over the place’. Ett första steg är att landa och jorda dig i mötet.

Se dig omkring, dra några djupa andetag, sök ögonkontakt med övriga deltagare och fyra av ett leende. Du kommer att både se och uppleva hur du och andra får ett nytt lugn och mer positiv energi i kroppen.

2. Lägg bort telefonen
Sociala medier och annat pockar ständigt på vår uppmärksamhet, också vid möten. Anledningen är att de boostar vår dopaminproduktion och våra hjärnor fullkomligt älskar dopamin.

Kolla upp när nästa paus är och bestäm att det också blir nästa tillfälle du kollar telefonen. Ställ den i ljudlöst läge men lägg också bort den, utom både syn- och kännhåll.

3. Bekräfta den som framträder
Leenden, gäspningar och annat smittar. Det beror på att vi har spegelneuroner, en slags nervceller som gör att vi kan dela upplevelser av en handling trots att bara en av oss utför den.

Det här gör att du kan hjälpa den som just nu pratar eller framträder. Sök ögonkontakt, le, nicka, ta anteckningar och visa att du är intresserad och road av det som sägs.

4. Anteckna, helst för hand
Hjärnforskning visar att vi minns mer när vi antecknar, särskilt för hand. Forskarna tror att handens rörelser bidrar till att programmera in kunskap i hjärnans långtidsminne.

Se till att alltid ha papper och penna till hands under möten och använd dem.

5. Bryt in om mötet går på tomgång
Vi går ofta på möten som saknar aktiv ledning och där deltagare med stort bekräftelsebehov tillåts prata mycket och länge. Ofta om sådant som mötet inte ens ska handla om. De som tvingas lyssna håller under tiden på att gå sönder av frustration.

Att som deltagare då bryta in kan göra dig till mötets hjälte. Hänvisa till tiden eller agendan och att ni kanske behöver komma till ett beslut eller gå vidare om ni ska hinna med allt.

Jörgen Dyssvold, mötesdesigner

HUR MEETFUL ÄR DU OCH DINA KOLLEGOR?

Hur man går till väga för att bli en bättre mötesdeltagare är en av flera frågor vi tar upp i vår Meetfulness Kulturworkshop. Under 2 timmar kartlägger vi er möteskultur och skapar tillsammans en uppdaterad mötespolicy för ert team eller företag. Läs mer!