Framtidens kontor behöver motverka ensamhet

Kontoret har gått från att vara ställe till att fylla ett syfte. Om några år kanske vi får se distribuerade kontor där man väljer ställe efter vad man ska göra. Framtidens kontor behöver motverka ensamhet, vara kulturbärare och främja social interaktion. Det var några av slutsatserna under vårt samtal om framtidens kontor.

Vi bjöds in att arrangera två Bentigoevent på Almedalsveckans premiärdag, men denna gång inför publik och som utmanade oss att tänka nytt kring formatet. Vi gjorde publiken till deltagare genom att dela ut påståendekort som de fick använda under korta samtal med sina bänkgrannar. Detta varvades med samtal på scenen.

Det första eventet genomfördes som ett avsnitt i serien Bentigo CityTalks där vi utforskar vad som gör städer hållbara ur olika perspektiv. Tema denna gång var ”Kontoret - Från ställe till syfte”.

Det distribuerade kontoret

Våra arbetsplatser har på några årtionden utvecklats från cellkontor till öppna kontorslandskap och vidare till dagens aktivitetsbaserade kontor. Men normen är fortfarande att företag har egna dedikerade och platsspecifika kontor som man själva förfogar över.

Under det här samtalet ville vi undersöka om nästa steg kan bli distribuerade arbetsplatser, alltså att företag inte har egna kontor utan istället tecknar tillgång till platser runt om i staden. Medarbetare kan sedan välja plats baserat på vad man ska göra just nu. På vilket sätt kan den och andra kontorstrender påverka de som erbjuder kontorsytor och de som vill nyttja dem?

Individanpassade kontor designade för digital närvaro

Vi började med att diskutera hur relationen till arbete och kontor kommer se ut om tio år. Deltagarna såg mer individanpassade kontor framför sig, med fler typer att välja på och på fler platser. Företag med flera kommer mest troligt fortfarande ha egna ställen, men de kommer ha en annan skepnad än de kontor vi ser idag och kanske främst fylla funktionen att vara sociala klubbar och mötesplatser. Man kommer nog också kunna närvara på jobbet digitalt på nya sätt, kanske som hologram.

Jobbet blir mer projekt- och funktionsorienterat

Relationen till jobbet kommer säkert också att förändras. Det kommer inte att vara lika plats- och tidsstyrt som idag utan förmodligen mer projekt- och funktionsorienterat. För att komma dit krävs det dock stora förändringar av attityder men även lagstiftning. Arbetsgivare, fastighetsägare, fackförbund, entreprenörer, anställda och andra kommer alla att få helt nya roller och arbetssätt jämfört med hur det ser ut idag.

En deltagare menade att vi idag är så vana vid vissa arbetssätt att vi inte ser hur dåligt det egentligen fungerar. Ett exempel är den slappa möteskultur som råder och som är en enorm tids- och energitjuv. Förhoppningsvis har vi löst det om tio år.

Det blir en tuff kamp om talangerna

Det kommer att bli hård konkurrens om talanger på morgondagens arbetsmarknad och som också kommer också styra hur arbetsställen ser ut och vart de ligger. Arbete- och uppdragsgivare kommer att trumfa över varandra med de mest kreativa kontoren på de bästa adresserna, troligen kombinerat med möjlighet att arbeta på andra platser.

Många behöver rutiner och ledning

Man får dock inte glömma att många arbets- och uppdragstagare önskar och behöver ganska fasta strukturer, rutiner och tydlig ledning för att kunna prestera. Vi faller lätt i fällan att det kommer finnas en form som passar alla. Men det kommer behövas olika lösningar anpassade för alla olika typer av människor.

Tekniken får större betydelse

Tekniken kommer också att få en viktig roll. Kanske vi får AI-assistenter som följer oss och påpekar att vi gör något utanför vårt ansvarsområde eller plan om vi avviker från det vi ska göra. Ny kommunikationsteknik kommer att göra det lättare för team och hela organisationer att jobba på olika platser.

Kontoret behöver motverka känslan av ensamhet

En utmaning i det digitala samhället blir att motverka känslan av ensamhet. Vi är sociala varelser och vill interagera med andra. Gamla och nya typer av jobbställen kommer därför få en ännu viktigare funktion som mötes- och interaktionsplatser vi kan bege oss till när vi vill arbeta med andra, oavsett vi är anställda eller uppdragstagare. Kontoren fyller redan idag en viktig funktion som platser där vi delar kunskap och erfarenheter med varandra.

Så var det dags för publiken att tycka till

Vi bad sedan publiken att diskutera dagens första påstående, om att företag om sju år inte har egna kontor utan medarbetare som sitter på olika platser runt om i stan. Efter några minuters samtal med respektive bänkgranne fick man med gröna och rosa kort markera om man höll med eller inte. Det var en majoritet rosa kort. Alltså höll man inte med om att det kommer bli så.

En faktor som driver förändringar inom hur kontor och andra arbetsställen utformas är stigande fastighetspriser och hyror. Det här gör att det blir dyrt att hyra kontor och samla alla på en plats, särskilt om det ska vara centralt i en större stad.

Att ha sitt eget kontor är ett starkt psykologiskt behov

Att ha en arbetsplats eller kontor att gå till är också ett starkt psykologiskt behov, inte bara funktionellt. Det är därför inget som man bara lättvindigt kan ta bort. En grupp vill markera ett territorium. Om man har ett projekt och de får ett rum så kommer de efter bara ett par dagar att börja sätta upp affischer för att markera att ”här sitter vi och inte några andra”.

Kontoret som kulturbärare

Samtalet på scenen kom sedan att handla om kontoret som kulturbärare. Om och hur en miljö kan fungera som kulturbärare för ett varumärke eller företag, snarare än att vara en plats där människor rent faktiskt sitter och arbetar.

Någon inledde med att påpeka att kulturen sitter mycket i människorna och ledarskapet. Men att vi behöver börja fundera på hur vi inreder och bygger kontor för att skapa visuella och fysiska kulturbärare. En annan menade att kontor kommer finnas på många ställen, att vi behöver hitta gemensamma system för att ge alla samma tillgång men också samma visuella kulturbärare. Man behöver hittar vissa teman som går igen.

En tredje menade att ledarskapet behöver förändras. Hen konstaterade att hen kommer ha väldigt mycket jobb i framtiden. Detta eftersom lagstiftningen inte alls är anpassad för att vi ska kunna jobba på det här nya sättet. Idag är det inte okej att man inte har ett kontor, schemalagda arbetstider, ergonomi och såna saker. Vi har därför mycket framför oss att ta tag i.

Den sociala dimensionen

Samtalet avslutades med en diskussion om hur den fysiska interaktionen påverkar den sociala dimensionen? En av deltagarna menade att det kanske är, vare sig man gillar det eller inte, både fördelar och nackdelar med att de större kontoren är på väg bort. Grupperna förändras men det sociala behovet hos människor kommer att finnas kvar.

De flesta klarar av att skaffa och upprätthålla sociala kontakter. Men det finns också en grupp som har svårt med det och då lätt hamnar i ett läge där man sitter hemma och inte törs ta kontakt. Det är dessa man måste värna om. Arbetsgivare kommer nog specialisera sig på att plocka upp och hjälpa dem längs vägen. Men man ska heller inte inbilla sig att bara man har ett kontor så löser sig de sociala relationerna automatiskt.

Någon kom att tänka på en artikel om en ny trend inom det här. Man kallar det ”hospitality office”, att vi går mot kontor som påminner om flygplanslounger eller gallerior. Där kan du göra allt från att du utöva yoga till att handla och leva. Arbetet kommer att flätas ihop allt mer med andra typer av service och kringtjänster. Det är inte jämförbart med ett kontor som idag, utan mer ett där du hänger och umgås. Kanske har man ett dagis så du kan ha barnen med dig där också.

Allianser av kontorsleverantörer

Vi testade ett sista påstående på publiken, om att co-working spaces med flera kommer att bilda allianser för att kunna erbjuda access till olika typer av arbetsplatser runt om i städerna. Där visade majoriteten gröna kort och instämde alltså i att det mest troligt kommer att bli så.

Summering

En deltagare berättade att frågan om hur det perfekta kontoret ser ut ofta dyker upp. Svaret är det inte finns. Vi är alla olika, har olika bakgrund och gör olika typer av jobb. Vi mår olika beroende på väder och annat. Så vad vi behöver är olika arbetsmiljöer och då passar det aktivitetsbaserade kontoret in väldigt bra i mixen.

En annan menade att lagstiftare, fack och arbetsgivare behöver fundera över hur de vill ha arbetsmiljölagstiftningen framöver. Hur kan den förändras för att tillgodose arbetsgivarnas och arbetstagarnas behov? Idag har vi en omodern arbetsrätt som måste förändras och det ganska snart.

Man kanske inte ska börja med lokalen och fastigheten. Istället bör man börja med att se på hur arbetet kan bedrivas bäst i framtiden. Hur får man får till ledarskap, personal, och ledning? Tänk på en läkare. Där ställs allt på sin spets, på en vårdcentral där man kan sitta lite vart som helst. I sista hand kan man behandla hur lokalen ska se ut.

Bentigo CityTalks på tema Kontoret - Från ställe till syfte genomfördes den 30 juni, på Wisby Creative Center i samarbete med Silicon Vikings som tillsammans bjöd på lokalen. Stort tack för det!

Medverkande var Stefan Fölster, chef Reforminstitutet, Lise-Lotte Argulander, specialist arbetsmiljö, Företagarna, Albin Aronsson, Business Unit Manager, Universal Avenue, Annelie Gullström, Head of Business Development, AMF Fastigheter, och Sven Ostner, arkitekt, ÅWL Arkitekter. Samtalet faciliterades av Josef Conning från Augur och dokumenterades av Jörgen Dyssvold och Sandra Wiaderny, båda från Bentigo.

—

Bentigo arrangerar öppna workshops och samtal i sällskapsspelsformat och där vem som vill är välkommen att delta. Hos Bentigo är alla deltagare och utforskar tillsammans ett specifikt ämne. CityTalks är en serie event där vi utforskar vad som gör städer hållbara ur olika perspektiv. Läs mer på bentigo.com