Blir framtidens möten fysiska eller digitala?

Här kommer en fyra år gammal artikel i repris. I den försökte vi bena ut om framtidens möten skulle fortsätta vara fysiska eller bli digitala. Då kunde vi inte ens i fantasin förutse att en årslång pandemi skulle digitalisera möten och event i expressfart. Men vi förutsåg redan då att hybridmöten skulle bli en ny företeelse. De som arbetade professionellt med möten våren 2017 trodde att tekniken skulle få liten betydelse för utvecklingen av möten.

Denna text är skriven i maj 2017. Vi har gjort några ändringar i grammatiken för att göra den begriplig i dagens kontext.

När vi ska gissa hur framtiden kommer bli fastnar vi lätt i sökandet efter ett enda universalscenario. Många har till exempel försökt sig på att svara på frågan om möten i framtiden kommer vara fortsatt fysiska eller istället bli digitala. Den här metoden, att söka efter svar genom att tänka antingen eller, riskerar att leda oss fel när vi ska göra framtidsspaningar.

Det som senare blir är oftast kombinationer och nya saker vi inte kunnat förutse. För några år sedan frågade sig många om vi skulle gå ifrån att äta kött 5–7 dagar i veckan till att bli vegetarianer. Istället blev det en kompromiss där många idag kallar sig flexitarianer, som fortfarande äter kött men numera bara ett par gånger i veckan.

Att utgå ifrån att det just vi (den kultur eller grupp jag tillhör) gör just nu (de senaste åren och idag) skulle vara det för all tid normala är ännu en orsak till att vi går vilse när vi försöker förutse framtiden. Vi styrs helt enkelt av för många påhittade eller inlärda ”sanningar” och den kulturella kontext som vi är en del av här och nu.

Att vi skulle sluta köpa skivor, ha datorer i hemmen eller prata i headset när vi gick runt på stan avfärdades tidigare av många experter som tokerier, eftersom dom idéerna i den kultur som rådde då upplevdes som omöjliga tankar. Men kultur, värderingar och beteenden utvecklas precis som teknik över tid. Alla dessa komponenter har en påverkan på vad vi gör och vilket sätt vi gör olika saker på.

En vanlig myt är nämligen att vi förändrar oss och samhället genom att vi med jämna mellanrum börjar göra helt nya saker. Det stämmer inte. Till största del fortsätter vi att göra samma saker som vi alltid har gjort – men på andra eller helt nya sätt. Det handlar om sätt som blir möjliga tack vare ny teknik, att saker får ett lägre pris och blir tillgängliga för fler, eller att nya sätt att göra saker på (exempelvis det att prata i telefon i headset när vi rör oss ute på stan) blir kulturellt accepterade.

Vi genomförde nyligen (Anmärkning: detta gjordes i maj 2017) ett framtidsseminarium för ett hundratal personer som på olika sätt arbetade professionellt med möten. Genom att låta dem skatta betydelsen och sannolikheten av ett antal trender kunde vi få fram ett mönster på hur man trodde detta med ”att mötas” skulle komma att utvecklas under de kommande 1–5 åren.

Det här är resultaten i ordning efter det genomslag man bedömde att de skulle få.

1.     Formen

Både formen för själva mötet och aktiviteterna som sker där kommer att utvecklas. Presentationer kommer exempelvis bli mer som föreställningar, aktiviteter mer interaktiva och frågestunder ersätts med fördjupande konversationer i mindre grupper.

2.     Metoden

Vi kommer tillämpa nya metoder både när det gäller hur möten planeras och genomförs. Att börja med innehållet först, arbeta mer redaktionellt med mötesplaneringen och att låta deltagarna i högre grad förbereda sig via t ex videomaterial är några exempel.

3.     Upplevelserna

Mötesrum och konferensanläggningar kommer att få nya skepnader och vi kommer att genomföra möten på helt nya ställen. Det kommer också att utvecklas nya mer underhållande sätt att presentera kunskap och vetenskap på.

4.     Rollerna

Vi kommer att söka inspiration och låna metoder och arbetssätt från andra branscher som film, TV och annan media. Det kommer medföra att yrkesrollerna förändras, t ex att moderatorer blir mer som programledare och vi kommer få se bl a mötesregissörer.

5.     Tekniken

Intressant nog var teknik det område man trodde skulle ha minst betydelse för utvecklingen av möten. Man såg främst att tekniken skulle bli en del av det fysiska mötet och möjliggöra nya sätt att presentera, interagera och annat. Men, man trodde också på vår spaning om hybridmöten – där deltagare skulle kunna välja mellan att delta fysiskt på plats eller digitalt på distans.

Mest troligt kommer vi alltså fortsätta mötas också i framtiden. Men sättet vi gör det på, platserna och formerna kommer att förändras. Väldigt lite talar för att det kommer utvecklas en enda typ av möte som skulle passa alla behov. Vi kommer istället att upptäcka hur det blir en mix och kombinationer av deltagande på plats och på distans, live och förproducerat, korta och långa, stora och små möten, och så vidare.