Sätt stopp för digitaliseringen av mötessjukan

Sätt stopp för digitaliseringen av mötessjukan

Innan pandemin rådde en mötessjuka som kostade arbetsgivare stora pengar och gjorde medarbetare sjuka. Nu när möten och event digitaliserats i expressfart kommer allt fler larm om att de digitala mötena blir för många och för långa. Det är ett tydligt tecken på att mötessjukan är på väg att digitaliseras också den, en oroande utveckling vi behöver stoppa. I den här artikeln får du ett antal tips på hur man kan gå till väga.

—

Något alla känner till väl vid det här laget är att coronapandemin gjort det svårt att samlas och mötas fysiskt. Ett resultat är att möten och event har digitaliserats i expressfart. Under våren fokuserade de flesta på att hitta och lära sig använda plattformar för digitala möten. Nu går vi in i en höst och vinter där det ser ut som att vi behöver fortsätta att samlas och mötas mest på distans.

Nu hör vi allt fler larma för att deras digitala möten börjar bli på tok för många och för långa. Det är en tydlig indikation på att den mötessjuka som rådde före pandemin är på väg att digitaliseras. Det är en onödig utveckling som vi med förenade krafter behöver bekämpa.

Mötessjukan skapar stress och kostar stora pengar

I flera studier säger mötesdeltagare att hälften av all tid de lägger på möten, i genomsnitt fem veckor per år, upplevs som ineffektivt använd arbetstid. För en tjänsteperson med en snittlön på fyrtiotusen i månaden kostar den här typen av ”slösmöten” arbetsgivaren över trettiotusen per person och år. Det är högre än kostnaden svenska arbetsgivare har för sjukskrivningar. Trots det så får mötessjukan bara en bråkdel av uppmärksamheten. Förutom att kosta pengar bidrar mötessjukan också till att minska produktiviteten, och att öka stressen och ohälsan.

Mötessjukan är tyvärr på väg att digitaliseras

I pandemins början hade jag och flera med mig förhoppningen att saker skulle bli bättre. Dels skulle man nog vara mer kritisk och bara genomföra de mest nödvändiga mötena i digital form. Dessutom skulle man kanske genom egna erfarenheter lära sig att de digitala mötena behöver vara kortare, eftersom de är mer uttröttande för hjärnan.

Färre och kortare möten skulle kunna bli en ny vana man skulle upprätthålla även efter pandemin. Så ser det tyvärr inte ut att bli. På många håll ser det istället ut att bli ännu värre än innan, nu när allt för många fått tillgång till verktyg som gör det lite för enkelt att kalla till och genomföra digitala möten. På flera håll verkar man också tro att man kan kompensera för bristen på social interaktion genom att istället arrangera ett överskott av digitala möten. Inget kan vara mer felaktigt.

Mötessjukan kan dock botas

Egentligen är det rätt enkelt. I undersökningar visar det sig att det i stort sett alltid är tre saker som felar, nämligen att fel och för många personer deltar, att man kommer oförberedd och att mötena leds på ett dåligt sätt. Mötessjukan skulle därför kunna lindras rejält, eller botas, genom att arbetsgivare tog upp fram och implementerade lösningar på dessa tre brister.

Men så lätt är det tyvärr sällan. I stora organisationer beror nämligen alla dåliga möten främst på att man har en dålig möteskultur som sitter djupt rotad och i värsta fall kan ta årtionden att förändra. Det finns ett känt ordspråk som säger att kultur alltid äter strategi till frukost.

Om du vill se förändring på riktigt krävs därför att du förutom strategi också har tydlighet och uthållighet. Lyckas man bibehålla det så kan en dålig möteskultur och medföljande mötessjuka botas på så lite som ett par år.

Så botar du mötessjukan

Här kommer de vanligaste misstagen och med tips på hur man kan arbeta med dem.

Man har inte en aning om varför man ses

Att kalla människor till möten kostar pengar, tid och energi och hindrar dem från att utföra andra arbetsuppgifter. Möten utförda på rätt sätt kan göra stor skillnad, men bara om alla är klara över varför man ses, varför man förväntas investera tid och energi och att man har en tydlig idé om vad mötet ska leda till.

Vartannat möte saknar syfte. De genomförs på rutin, exempelvis samma tid varje vecka med exakt samma agenda och samma människor som får prata lika mycket. De är dessutom minst en timme långa.

Smarta organisationer har en princip om att inga möten får genomföras på rutin. Det ska finnas ett tydligt uttryckt syfte innan man ens får kalla till ett möte. Man är också tydlig med syftet då man kallar till mötet, och inleder varje möte med att gå igenom och enas om syftet.

Man pratar för sällan om tid

Att ta sig igenom bakgrund, utmaningar eller möjligheter, idé på lösning, förslag och att ta beslut tar tid. Men hur mycket tid som krävs varierar stort, beroende på vad ämnet är.

Trots det är det sällsynt att man diskuterar hur lång tid man kan behöva för att gå igenom och komma till beslut i en fråga. Av gammal vana och norm blir de flesta möten en timme långa eller mer.

Att bestämma rätt längd på ett möte är lika omöjligt som att svara på frågan om hur långt ett snöre är. Det beror nämligen på. Smarta organisationer har därför en princip om att man alltid diskuterar hur lång tid som behövs för varje fråga och deras möten är sedan bara så långa som de behöver vara. Ibland är det sju minuter och andra gånger ett par timmar.

Man bjuder in alldeles för många

Att ”alla ska med” kan vara en bra princip. Men det åstadkommer man inte det genom att alla ska delta i allt, oavsett om de är involverade i det eller inte. När man frågar deltagare varför hälften av all mötestid slösas bort är ett av de vanligaste svaren att det är fel och för många personer som deltar.

Smarta organisationer kallar därför bara de deltagare som måste vara med och bara för den tid som krävs för att uppnå syftet. Andra kan bjudas in men som ”åskådare”, där man är tydlig med att de är välkomna för att, om de vill, vara med och lyssna.

Man kommer oförberedd

I bästa fall har åtminstone den som leder mötet förberett sig, läst in sig på agenda och underlag. Mer ovanligt är att deltagare i god tid fått underlag i rätt format, med direktiv och chans att läsa in sig för att kunna komma förberedda.

Konsekvensen blir att halva mötestiden eller mer går åt till att i grupp gå igenom sådant man skulle klarat av individuellt i förväg. Det här är ett enormt slöseri med många människors tid.

Smarta organisationer har därför regler om vilket format underlag ska ha, när de senast ska skickas ut och med krav på att alla går igenom dem. Man har också regler för att frågor som väcks under pågående möte eller som saknar underlag automatiskt bordläggs till senare tillfälle, då alla fått chans att förbereda sig.

Man kommer inte överens om vad som ska göras

Alldeles för många möten avslutas för att tiden är slut och inte efter att man är överens vad som ska göras, av vem och hur. Man lägger på tok för stor tilltro till att de som deltar ska förstå vad som behöver göras, och att rätt person automatiskt ska ta initiativ till att göra det. Så sker sällan.

Resultatet blir att man vid möte efter möte diskuterar samma frågor, för att varje gång konstatera att inget nytt hänt sedan senast. Inom smarta organisationer finns därför en princip om att minst fem minuter i slutet av mötet ägnas åt att skapa en gemensam att-göra-lista, där man tar med allt som behöver göras, enas om vem som ska göra det, när och ibland också hur. Detta för att också uppnå det man kommit överens om.

Man gör ingen uppföljning

I bästa fall är det en vecka och i sämsta fall ett år senare när man ses igen. Ofta konstaterar man då att ingen hunnit eller prioriterat göra det man uttalat eller outtalat kom överens om. Man ger slentrianmässigt alla nya chanser att till nästa möte, om en vecka eller i värsta fall ett år, fixa det.

Inom smarta organisationer finns rutiner för att direkt efter mötet skicka ut en sammanfattning av vad som ska göras av vem. Någon vecka eller månad senare skickar man också ut en påminnelse och ber alla ansvariga om en återkoppling på hur de ligger till.

På det sättet säkerställer man att nästa möte istället kan handla om alla framsteg man gjort, istället för om vad någon borde förstått att de skulle göra men inte hade förstått, inte hunnit eller inte prioriterat.

Så botar vi mötessjukan, oavsett om mötena sker fysiskt eller digitalt. Låt oss förena våra krafter och göra det nu, innan den hunnit digitaliseras och rotas i kulturen också där.

Läs mer om vår utbildning som gör dig till proffs på effektiva digitala möten

Läs mer om hybridevent som designas för både fysiska och digitala deltagare