Kickoff på distans. Går det? Javisst!
Att skapa en känsla av gemenskap trots att människor inte kan samlas fysiskt är en utmaning. Men det går. När det görs på rätt sätt kan det till och med bli riktigt lyckat. Ni kan göra mer än ni tror på distans. Tricket är att vara kreativ och hitta andra sätt att göra det på. Det är också viktigare än tidigare att arrangören utgår från deltagarnas fysiska och psykologiska behov samt erbjuder fler aktiviteter än de man bara kan titta och lyssna på. De flesta överskattar dessutom betydelsen av en teknisk plattform eller snygg studio. Efter att under ett och ett halvt år ha arbetat med att designa och producera aktiviteter för deltagare på distans har vi lärt oss att det är helt andra saker som gör den stora skillnaden. Här berättar vi mer om vad och hur vi valt att göra.
Kontakta oss på 08 - 684 56 00 eller herromar@herromar.com om du vill få ett konkret förslag på hur vi kan hjälpa er. Det första samtalet och mötet är alltid kostnadsfritt. Kolla också in sidan med vanliga frågor och svar där vi bland annat berättar mer om våra tjänster och vad de kostar.
Första gången vi fick frågan om vi kunde hjälpa till med en digital kickoff var våren 2020. Ett internationellt läkemedelsbolag samlade varje år sin nordiska sälj- och marknadsorganisation för en kickoff. Normalt reste alla till en plats för att mötas fysiskt. Nu satte pandemin stopp för det.
De trodde inte själva att det skulle gå, men ville ändå ge oss chansen att lämna ett förslag. Vi stod med tomma orderböcker, var sugna på att börja arbeta igen och bestämde oss därför för att göra ett seriöst försök.
En utmaning var att vi då (på den tiden) inte hade så stor erfarenhet av digitala event – eller event med deltagare på distans som vi kallar dem idag. Vi började därför med att titta på vad andra gjort och hittade flera exempel på snygga webbsändningar som hade producerats i studio.
Dock kände vi att de bara blev en slags envägskommunikation. I det läge som läkemedelsbolagets medarbetare befann sig i, efter månader av hemarbete utan möjligheten att få möta sina kollegor, kände vi att de behövde något annat än att sitta ensamma hemma och titta på något som mer liknade en tv-produktion.
Men hur kan man skapa en känsla av gemenskap om deltagarna inte kan mötas fysiskt?
Utmaningen vi hade framför oss var att skapa en känsla av gemenskap mellan människor som fysiskt befann sig på ett trettiotal platser i fyra olika länder. Var det ens möjligt? Jag ska inte hymla om att vi ibland kände visst tvivel, men envisheten var starkare. På något sätt skulle det gå att lösa också den här utmaningen.
Som mötesmakare har vi i decennier, med hjälp av olika metoder och verktyg, lyckats skapa engagerande aktiviteter med intressant innehåll och hög grad av interaktion. Det som var nytt denna gång var att deltagarna inte kunde samlas i samma rum. Efter en del research insåg vi att en teknisk plattform bara var en del av lösningen. Våra tidigare väl beprövade metoder inom event- och upplevelsedesign borde fungera. Men vi behövde skapa en ny verktygslåda.
Under ett av flera arbetsmöten ställde en person i gruppen en fråga som visade sig vara briljant: ”Tänk om vi skulle designa eventet utifrån premissen att allt är som vanligt? Som om de skulle kunna samlas fysiskt. Sedan utgår vi ifrån det och försöker ställa om aktiviteterna för deltagande på distans.”
Vi valde att göra ett försök.
När vi var klara med upplägget för deras tvådagars-kickoff var det dags att utmana vår kreativitet. Vi gick igenom en aktivitet i taget och frågade oss om den skulle kunna göras på ett annat sätt. Kunde vi komma på alternativ som skulle kunna leda till samma effekt och uppnå samma syften?
Vi jobbade oss igenom programmet, aktivitet för aktivitet. Under processen blev vi själva överraskade över hur många aktiviteter som kunde genomföras. Vi behövde bara göra på ett lite annat sätt än det vi var vana vid.
Fem saker som bidrar till en lyckad kickoff på distans.
Vi valde ut fem områden som vi kände skulle kunna bidra till att göra den digitala kickoffen framgångsrik.
Skicka ut fysiska saker.
Några dagar innan eventet fick deltagarna ett paket. Det innehöll bland annat ett par tröjor med olika budskap på, båda i samma färg. De kunde välja vilken de gillade bäst. När de sedan kopplade upp sig och slog på kameran så hade alla likadana kläder på sig.
Skapa gemensamma doft- och smakupplevelser.
Med i utskicket fanns också tre sorters färdiga kakdegar. Under en lunchrast fick de instruktion om att skiva upp och grädda kakorna. En timme senare, när det var dags för fika, kunde de njuta av samma sorts kakor. Dessutom i ett hem fyllt av doften av nybakade kakor och nybryggt kaffe.
Inför lunchen nästa dag hade de fått en inköpslista. Vi tog hjälp av matprofilen Jessica Frej som under ett Cookalong gav instruktioner och visade hur lunchrätten skulle lagas. Deltagarna kunde under tiden de lagade mat hemma i sina egna kök både se och prata med varandra och ställa frågor till Jessica. Efteråt delade vi in dem i mindre grupper som fick äta lunch tillsammans.
Mat och måltider är viktiga inslag i våra liv. Genom kakdegarna och Cookalong-lunchen skapade vi en möjlighet att uppleva samma smaker och dofter trots att man kroppsligt befann sig på helt olika platser. Vad man åt och hur det smakade blev också naturliga samtalsämnen under de gemensamma måltiderna.
Ge möjlighet till ett mer bakåtlutat deltagande.
När vi går på bio, teater, konferens och annat tar vi del av aktiviteter och upplevelser bakåtlutade i sköna stolar eller fåtöljer. Olika tekniska plattformar erbjuder dock enbart möjligheten att interagera via tangentbordet och musen. Det kräver att deltagarna sitter framåtlutat, nära skärmen. Det vet vi, baserat på hjärnforskning, att det tröttar ut hjärnan mycket snabbare.
Vi valde därför att låta datorn bara förmedla videobild och ljud. Deltagarna uppmanades att dra upp bilden i helskärm och hitta en skön plats att sitta på. All interaktion – som att rösta, ställa frågor med mera – flyttade vi över till deltagarnas mobiltelefoner.
Ge tillfälle till avbrott från skärmen.
Vi ville också ge utrymme för egen tid och avbrott från skärmen. Vi ville att den tiden skulle användas för återhämtning, gärna i kombination med rörelse.
Lösningen blev aktiviteter som vi döpte till ”promenadsessioner”. Vi valde ut olika podcast-avsnitt som kopplade till kickoffens tema. När det var dags fick deltagarna instruktionen att ta på sig lurar och sköna skor inför en halvtimmes promenad. Länk till podcasten skickades ut som sms.
Ge en mood-manager i uppdrag att skapa god stämning.
En person från oss var med och höll ihop det hela. Han hade också rollen som mood-manager, med uppgift att spela bakgrundsmusik i pauser och emellanåt dela videoklipp som lockade fram skratt och gav ny energi. Om gruppen körde fast i en diskussion hade mood-managern fullmakt att gå in och facilitera (leda) samtalet, så att gruppen tog sig vidare.
Kickoffen blev riktigt lyckad. Långt över allas förväntan.
Två intensiva dagar avslutades med en musikvideo. Flera deltagare fick tårar i ögonen när de tittade på den. Det var dock inte tårar av sorg utan av glädje. Det bekräftade flera av deltagarna i de tackmejl som de delade. Arrangören berättade att det som de inte trodde skulle vara möjligt hade visat sig vara just det. Inte ens i sin vildaste fantasi hade de vågat tro att det skulle bli så lyckat och uppskattat som det faktiskt blev.
Så svaret är ja. Det går att göra en kickoff på distans.
Där och då knäckte vi ett antal viktiga koder för vad som är avgörande för att skapa en känsla av gemenskap i en situation där människor inte kan mötas fysiskt. Ett och ett halvt år senare har vi arrangerat ett dussin liknande aktiviteter med lika gott resultat.
Nu inför 2022 så hade vi, precis som många andra, förberett oss för en återgång till aktiviteter där deltagare kan mötas upp fysiskt. Just nu ser det dock ut att få vänta ytterligare ett tag.
Men i väntan på det hjälper vi gärna er att skapa kickoffer och engagerande aktiviteter och upplevelser för era medarbetare eller andra deltagare på distans. Det kan handla om allt ifrån en musikquiz, Cookalong eller ostprovning till en kickoff som varar i en timme eller kanske i flera dagar.
Visa av erfarenhet vet vi att nyckeln är att börja med behov och önskemål. Resten löser vi.
Kontakta oss på 08 - 684 560 00 eller herromar@herromar.com om du vill få ett konkret förslag på hur vi kan hjälpa er. Det första samtalet och mötet är alltid kostnadsfritt.