Så skapar du möten som engagerar generation Z

Så här i årets början bär vi på förväntningar om vad som kan komma att bli bättre. En sak vi hoppas få uppleva är ett skifte från möten med mängder av presentationer och envägskommunikation, till möten med betydligt mer av interaktivitet och samarbete. Meningsfulla möten där alla känner sig inkluderade och idéer kan flöda.

Några som kan guida oss genom ett sådant skifte är generation Z - födda mellan 1997 och 2012. Det handlar en grupp som har höga ambitioner och krav på sig själva och andra. Men samtidigt har de förväntningar på bättre balans – mellan arbete och fritid, men också mellan prestation och återhämtning i allmänhet.

Det är också en generation vars starka driv kan leda till psykisk ohälsa om de inte får rätt förutsättningar och stöd. Forskningsprojektet GUNGA vid Karolinska institutet har sett att unga som inte får stöd och tydlig handledning när de börjar arbeta oftare drabbas av ohälsa.

Ett viktigt verktyg för att leda och utveckla medarbetare är möten. Men för att lyckas skapa möten där generation Z får stöttning och engageras behöver vi få bättre koll på hur deras förväntningar och behov skiljer sig från andras.

I den här artikeln får du några nycklar för att designa möten som blir mer inkluderande och meningsfulla för alla – generation Z inkluderad.

Ökad motivation när syftet är tydligt och begripligt

Om aktiviteterna är valbara vill generation Z veta varför de arrangeras innan de bestämmer sig för om de ska delta. De kan också ha svårt att hitta motivation i möten som saknar tydlig struktur. Förbered därför mötet genom att:

• Kommunicera syftet i förväg, gärna som både text och visualiserat.

• Inled mötet med en kort genomgång av mötets syfte och mål.

• Avsluta med att gå igenom nästa steg och vem som ansvarar för vad.

En tydligare start och ett mer strukturerat avslut kan bidra till att fler upplever trygghet och delaktighet.

Bygg gemenskap genom strukturerade aktiviteter

Generation Z värderar meningsfull gemenskap mer än spontana samtal vid exempelvis kaffemaskinen. De bidrar hellre med sina perspektiv och idéer under planerade teamaktiviteter.

Exempel på sådana är:

• Workshops och kreativa övningar: Gärna med strukturerat samarbete i kombination med fika eller lunch.

• Reflektionsfrågor i smågrupper: Låt deltagarna diskutera vad de lärt sig och hur det kan användas i arbetet.

Genom att skapa en trygg atmosfär och kontext kan teamkänslan bli starkare och arbetet mer förutsägbart.

Uppmuntra flexibilitet och självständighet

Unga medarbetare vill gärna kunna påverka på vilket sätt och när de ska delta i möten. De uppskattar att kunna välja mellan att delta fysiskt eller digitalt, men också att kunna få tillgång till förberedelsematerial och bidra utan att delta i möten. För att bidra till högre självständighet kan du:

• Ge deltagarna material i förväg och tid för förberedelse, vilket kan minska längden på mötet.

• Skapa utrymme för och respektera fokustid, exempelvis genom att undvika att lägga in möten mitt i sammanhängande arbetspass.

• Göra sociala moment frivilliga, för att inte bidra till en onödig stress.

Ta hjälp av digitala verktyg för att öka interaktiviteten

Generation Z är som sagt vana vid interaktiva plattformar. Möten med digitala inslag kan öka engagemanget och göra det lättare att delta aktivt även på distans.

Verktyg som fungerar bra är:

• Kahoot för quiz: Ett perfekt verktyg för att göra en snabb avstämning efter, eller som start på en ny aktivitet.

• Miro för brainstorming: En plattform där du kan skapa visuella mindmaps som alla kan bidra till – innan, under och efter mötet.

• Mentimeter för anonyma frågor: Ett bra verktyg för att ge deltagare möjlighet att ställa frågor utan att känna sig obekväma.

Att få jobba med uppgifter i så kallade ”breakout rooms” under digitala möten kan också bidra till diskussioner som blir mer personliga. Inslag där många fler vågar dela med sig av både tankar och idéer.

Fokusera på problemlösning och deltagarnas bidrag

Generation Z vill vara delaktiga och kunna bidra på ett mer aktivt sätt. Skapa därför gärna möten där ni utgår från konkreta problem som ska lösas tillsammans. Det kan exempelvis göras genom:

• Idéverkstäder: Där deltagare i mindre grupper får brainstorma kring exempelvis olika delar av ett projekt.

• Snabba feedbackrundor: Där du ger alla en chans att bidra med input genom korta inlägg, gärna med möjlighet att välja om man vill dela dem muntligt eller som text.

Möten som ger större utrymme för problemlösning ökar deltagarnas engagemang samt bidrar till att de upplever att deras perspektiv och förslag är värdefulla.

Fem tips för att göra möten mer meningsfulla – för alla!

• Kommunicera alltid aktivitetens syfte och mål tydligt i förväg.

• Håll möten korta och fokuserade med konkreta handlingspunkter.

• Skapa variation genom att lägga in interaktiva inslag som quiz eller gruppövningar.

• Ge deltagarna möjlighet att delta digitalt på distans, eller asynkront (oberoende av tid och plats) genom att bidra på andra sätt.

• Bygg in tid för (planerad och guidad) reflektion och återhämtning, för att minska risken för mental överbelastning.

Genom att utgå från generation Z:s behov av struktur, flexibilitet och återhämtning kan vi skapa möten som inspirerar och stärker alla deltagare. Det bidrar till en bättre arbetskultur för alla generationer.

Hur ser ditt nästa möte ut?