Mycket av miljöarbetet inom event och möten har handlat om att sortera sopor eller spara energi. Det räcker inte. Att minska det miljöskadliga resandet ger en betydligt större effekt. Tvärt emot vad många tror så behöver inte det leda till färre event eller möten. Rätt hanterat kan det i stället bidra till att fler grupper än tidigare vill samlas för att uppleva saker tillsammans.

Några veckor eller månader efter exempelvis ett event minns vi bara de mest positiva eller starkt negativa ögonblicken. Genom att designa in ett antal minnesvärda ögonblick i serien av händelser kan vi påverka upplevelsen till det positiva. Att samlas för att göra och uppleva saker tillsammans kräver tid, energi och ofta resor som kan ge negativa klimatavtryck. Därför behöver vi se till att det blir värt det – varenda gång.

När event och möten digitaliserades blev det uppenbart att ett par viktiga insikter saknades. Nämligen den att de är verktyg för kommunikation, och att denna behöver målgruppsanpassas för att vara effektiv. Plötsligt behövde man få deltagare att både komma och stanna, med utgången bara ett musklick bort. Att paketera om kommunikation till fysiska upplevelser är ingen enkel uppgift. Därför kan det vara klokt att ta hjälp om man inte kan eller hinner, och att avstå de gånger man inte har råd. Ibland är utebliven kommunikation bättre än dålig dito.

Efter nära ett och ett halvt år ser vi ut att kunna få många av våra friheter tillbaka i höst. Det innebär att vi åter kan börja göra saker på det sätt vi vill och inte som vi måste. Men att tro att livet återgår till så som det var före pandemin är att lura sig själv. Nya värderingar och att vad vi vill och får är lika starka som vad vi kan kommer ha en stor påverkan på hur det nya normala blir.

Mötessjukan och hur den kan botas är ett återkommande tema i våra artiklar och föreläsningar. Nu har en ny studie visat en annan risk med för många, långa och dåliga möten. Nämligen att när de staplas på varandra så ökar stressen betydande. Det gör att deltagarna får svårare att hitta fokus och engagemang. Att köra timslånga möten direkt efter varandra är därför direkt ineffektivt. Med så lite som tio minuter paus emellan minskade stressen, vilket gav betydligt större fokus och engagemang.

Detta är en fyra år gammal artikel i repris. I den försökte vi bena ut om framtidens möten skulle fortsätta vara fysiska eller bli digitala. Då kunde vi inte ens i fantasin förutse att en årslång pandemi skulle digitalisera möten och event i expressfart. Men vi förutsåg redan då att hybridmöten skulle bli en ny företeelse. De som arbetade professionellt med möten våren 2017 trodde att tekniken skulle få liten betydelse för utvecklingen av möten.

Många menar att en bild säger mer än tusen ord. Samtidigt kan det vara lättare att ta del av orden när de levereras i ljudformat. Poddar och ljudböcker bara fortsätter växa i popularitet tillsammans med nya ljudmedier som Clubhouse. Nu kommer också tittfria möten och event. Den viktigaste förklaringen till att ljud är så populärt är att man blir fri att kunna göra annat under tiden.

På en uppåtgående marknad där efterfrågan är större än tillgång kan man komma långt på prat och marknadsföring. I nedgång eller lågkonjunktur gynnas istället den som erbjuder mest pang för pengarna. Det handlar inte bara om mest, utan också i vilken form, smak och förpackning saker erbjuds. Den som är snabbast på att anpassa sig och sina produkter och tjänster efter den verklighet som råder, inte den man önskar, kommer att vara vinnare.

När event och möten digitaliserats i expressfart ritar det om kartan för alla som arrangerar eller arbetar med event och möten. Att kunna delta på distans, gärna som grupp, blir ett hygienkrav. Event och möten kommer också arrangeras parallellt på olika platser, uppkopplade mot varandra, och några bli tittfria. Det är exempel på saker vi mest troligt får uppleva under de kommande åren.